Der Rechnungseingang ist für die meisten Betriebe der beste erste Automatisierungsprozess: Die Menge lässt sich zählen, die Regeln sind bekannt, und der Nutzen zeigt sich nach wenigen Wochen. Diese Anleitung führt durch die acht Schritte in der Reihenfolge, in der sie im Projekt anfallen. Sie richtet sich an Geschäftsführung und Buchhaltungsleitung und lässt sich auch ohne externe Hilfe abarbeiten. Die Zeit- und Mengenangaben sind typische Größenordnungen, keine Messwerte aus einem bestimmten Betrieb.
Die Ausgangsseite, also Rechnungen schreiben, versenden und nachfassen, ist ein eigener Prozess. Sie beschreibt die Seite zu Angebots- und Rechnungsprozessen.
| Auf einen Blick | |
|---|---|
| Dauer | vier bis acht Wochen bis zum Echtbetrieb |
| Beteiligt | Buchhaltung, ein Besteller aus der Fachabteilung, IT oder Dienstleister, Steuerberater für die Abnahme |
| Aufwand intern | erfahrungsgemäß zwei bis drei Personentage, dazu die Begleitung im Testlauf |
| Voraussetzung | Zugriff auf das Rechnungspostfach, Bestelldaten im ERP, eine verantwortliche Person in der Buchhaltung |
Schritt 1: Zählen Sie, was heute wirklich ankommt
Nehmen Sie die Rechnungen der letzten vier Wochen und tragen Sie in eine einfache Tabelle ein, was Sie später brauchen. Das dauert einen halben Tag und verhindert die teuerste Fehlannahme im Projekt: dass alle Rechnungen ähnlich aussehen.
Erfassen Sie je Rechnung den Eingangskanal, das Format, den Lieferanten, ob es einen Bestellbezug gibt, sowie Eingangs- und Buchungsdatum. Daraus lesen Sie vier Dinge ab:
- die Menge pro Monat und den Anteil von E-Rechnungen, PDFs und Papier
- den Anteil mit Bestellbezug, denn nur diese Rechnungen lassen sich automatisch abgleichen
- die zehn bis zwanzig Lieferanten, die den größten Teil der Belege ausmachen
- die Stelle, an der die Rechnung am längsten liegt
Der letzte Punkt überrascht oft. Die Erfassung dauert Minuten, die sachliche Freigabe in der Fachabteilung dagegen Tage. Liegt das Problem dort, bringt besseres Auslesen allein wenig, und der Freigabe-Workflow aus Schritt 7 wird zum wichtigsten Baustein.
Schritt 2: Legen Sie einen einzigen Eingangskanal fest
Solange Rechnungen bei Einkäufern, Projektleitern und in der Zentrale landen, kann kein System sie vollständig verarbeiten. Richten Sie eine Adresse ein, zum Beispiel rechnung@ihrefirma.de, und teilen Sie sie Ihren Lieferanten schriftlich mit. Rechnungen, die weiter bei einzelnen Mitarbeitenden eingehen, werden unverändert dorthin weitergeleitet.
Papier wird am Eingang gescannt und läuft dann denselben Weg wie ein PDF. Für E-Rechnungen genügt diese E-Mail-Adresse als Empfangsweg. Spezielle Portale wie Peppol (ein Netzwerk zum Austausch elektronischer Belege) werden erst nötig, wenn Ihre Geschäftspartner sie verlangen oder das Volumen es rechtfertigt.
Schritt 3: Schreiben Sie die Freigaberegeln auf, bevor Sie Software auswählen
Jede Automatisierung bildet Regeln ab. Stehen sie nirgends, werden sie im Projekt nebenbei erfunden. Klären Sie deshalb mit Buchhaltung und Geschäftsführung, wer was freigibt, und halten Sie es in einer Tabelle fest:
| Fall | Sachliche Prüfung | Freigabe |
|---|---|---|
| Rechnung passt zu Bestellung und Wareneingang | entfällt, System prüft | Buchhaltung, gebündelt |
| Abweichung innerhalb der Toleranz | Besteller | Buchhaltung, gebündelt |
| Abweichung über der Toleranz | Besteller | Bereichsleitung |
| Ohne Bestellung, bis 1.000 € | Kostenstellenverantwortliche | Buchhaltung |
| Ohne Bestellung, über 1.000 € | Kostenstellenverantwortliche | Geschäftsführung |
| Neuer Lieferant oder geänderte Bankverbindung | Buchhaltung | Geschäftsführung |
Die Beträge sind Beispiele. Legen Sie dazu eine Toleranz fest, etwa 1 Prozent oder 5 Euro, außerdem eine Frist für jede Stufe und eine Vertretung für Abwesenheiten.
Schritt 4: Behandeln Sie E-Rechnung und PDF getrennt
Eine E-Rechnung enthält ihre Daten bereits in strukturierter Form. Hier gibt es nichts zu erkennen, die Werte werden direkt übernommen. Das gilt für die XRechnung, eine reine XML-Datei, und für ZUGFeRD, ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Bei ZUGFeRD müssen Sie deshalb darauf achten, dass Ihr System die eingebetteten Daten liest und nicht das Bild der Rechnung. Steuerlich zählt der strukturierte Teil.
Nur für klassische PDFs und Scans braucht es Texterkennung und intelligente Dokumentenverarbeitung. Mit der E-Rechnungspflicht wird dieser Weg kleiner, aber er verschwindet nicht, denn Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Rechnungen an Sie aus dem Ausland und Rechnungen von Kleinunternehmern bleiben von der Pflicht ausgenommen.
| Seit oder ab | Was gilt für inländische Geschäfte zwischen Unternehmen |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF bleiben für Umsätze bis Ende 2026 zulässig. |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnung beim Ausstellen ist Pflicht, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnung beim Ausstellen ist für nahezu alle Pflicht. EDI-Altverfahren laufen Ende 2027 aus. |
Ihr Rechnungseingang muss also schon heute mit beiden Wegen umgehen können. Die Fristen ergeben sich aus § 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes. Prüfen Sie vor der Umsetzung den aktuellen Stand mit Ihrem Steuerberater.
Schritt 5: Wählen Sie das Werkzeug passend zur Menge
Prüfen Sie zuerst, was Sie bereits bezahlen. Viele ERP-, DMS- und Buchhaltungssysteme bringen einen Rechnungseingang mit oder bieten ihn als Zusatzmodul an.
| Weg | Passt, wenn | Grenze |
|---|---|---|
| Funktion Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihres ERP | bis etwa 500 Rechnungen im Monat, einfache Freigaben | wenig Spielraum bei Sonderregeln |
| Spezialsoftware für den Rechnungseingang | mehrere Standorte, viele Freigabestufen, Standardprozess | laufende Lizenz, Anbindung an das ERP prüfen |
| Workflow-Plattform wie n8n oder Power Automate mit Dokumenten-KI | besondere Regeln, mehrere Altsysteme, eigene Prüfungen | braucht jemanden, der sie betreibt |
Wie Sie n8n dafür sicher betreiben, beschreibt n8n im Unternehmen einrichten. Testen Sie jede Lösung mit 50 echten Rechnungen aus Schritt 1, darunter die schwierigen. Eine Demo mit den Musterbelegen des Anbieters sagt wenig aus. Fragen Sie außerdem, wohin die Daten fließen, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten wird und wie Sie Ihre Daten bei einem Wechsel wieder herausbekommen.
Schritt 6: Lassen Sie die KI lesen und die Regeln prüfen
Die wichtigste Bauentscheidung ist diese Arbeitsteilung. Ein Sprachmodell ist gut darin, aus unterschiedlich aufgebauten Dokumenten Werte herauszulesen. Rechnen und Abgleichen sollte es nicht, denn dafür gibt es feste Regeln, die immer gleich und nachvollziehbar arbeiten. Richten Sie diese Prüfungen ein:
- Dublette: Gibt es diese Rechnungsnummer von diesem Lieferanten schon?
- Pflichtangaben: Sind die Angaben nach § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz vorhanden, etwa Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt und getrennt ausgewiesene Steuer?
- Rechenprobe: Ergeben Positionen, Steuer und Summe zusammen den Rechnungsbetrag?
- Lieferant und Bank: Ist der Lieferant bekannt, und stimmt die Bankverbindung mit dem Stammdatensatz überein?
- Bestellabgleich: Passen Menge und Preis zu Bestellung und Wareneingang?
Jede Prüfung liefert ein klares Ergebnis und bestimmt den Weg aus Ihrer Tabelle in Schritt 3. Unsichere Felder werden markiert, damit die Buchhaltung gezielt hinschaut. Der Bestellabgleich funktioniert nur, wenn Bestellungen vollständig im ERP stehen. Falls nicht, ist die Bestelldisziplin die erste Baustelle, und alles andere wartet.
Schritt 7: Bauen Sie Freigabe, Übergabe und Archiv
Der Workflow verteilt die Rechnung nach Ihren Regeln. Die zuständige Person bekommt eine Nachricht mit Link und kann mit einem Klick freigeben oder ablehnen. Bleibt eine Rechnung liegen, kommt nach zwei Tagen eine Erinnerung und nach vier Tagen die Weiterleitung an die Vertretung. Das schützt Skontofristen besser als jede Texterkennung.
Nach der Freigabe gehen die Daten samt Kontierungsvorschlag an die Buchhaltung, per Schnittstelle ins ERP oder bei einer ausgelagerten Finanzbuchhaltung an DATEV. Das Original bleibt davon unberührt und wandert in ein revisionssicheres Archiv. Für die Betriebsprüfung ist Folgendes einzuhalten:
- Bei E-Rechnungen wird die XML-Datei unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt. Ein Ausdruck oder ein reines Bild genügt nicht.
- Rechnungen gehören zu den Buchungsbelegen, die Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 acht Jahre.
- Das System protokolliert, wer wann was freigegeben oder korrigiert hat.
- Eine Verfahrensdokumentation nach den GoBD beschreibt den gesamten Ablauf. Die Regeltabelle aus Schritt 3 ist ihr Grundgerüst.
Rechnungen enthalten personenbezogene Daten. Für jeden externen Dienst, der sie verarbeitet, brauchen Sie deshalb einen Auftragsverarbeitungsvertrag, siehe DSGVO und KI. Legen Sie Ihrem Steuerberater den fertigen Ablauf vor dem Echtbetrieb vor. Diese Anleitung ersetzt keine Steuerberatung.
Schritt 8: Testen Sie vier Wochen parallel, dann schrittweise live
Lassen Sie das neue System vier Wochen neben dem alten Ablauf mitlaufen. Die Buchhaltung bearbeitet weiter wie gewohnt und vergleicht täglich die Vorschläge mit dem eigenen Ergebnis. Korrekturen fließen in Regeln und Lieferantendaten ein. Messen Sie dabei drei Werte:
- den Anteil korrekt ausgelesener Pflichtfelder je Lieferant
- den Anteil der Rechnungen, die ohne manuelle Korrektur durchlaufen
- die Zeit vom Eingang bis zur Buchung, verglichen mit Schritt 1
Gehen Sie dann mit den zehn größten Lieferanten live und nehmen Sie die übrigen in zwei bis drei Wellen dazu. Ein Mensch gibt weiterhin jede Rechnung frei, anfangs einzeln, später gebündelt. Rechnungen ohne Einzelprüfung sind frühestens nach mehreren Monaten mit dokumentierter Fehlerquote ein Thema. Nach dem Start brauchen Abläufe Pflege, denn Lieferanten ändern Formate und Regeln ändern sich. Planen Sie dafür feste Zuständigkeit ein, intern oder über eine Betreuung.
Rechenbeispiel: Wann sich das bezahlt macht
Ein erfundener Betrieb mit 600 Eingangsrechnungen im Monat braucht heute vier Minuten pro Rechnung, das sind 40 Stunden im Monat. Nach der Einführung laufen 80 Prozent mit einer halben Minute Sichtprüfung durch, 20 Prozent brauchen als Ausnahme drei Minuten. Das ergibt 10 Stunden. Dieselbe Rechnung für einen kleineren Betrieb mit 200 Rechnungen zeigt, wo die Grenze liegt.
| 600 Rechnungen im Monat | 200 Rechnungen im Monat | |
|---|---|---|
| Aufwand heute | 40 Stunden | rund 13 Stunden |
| Aufwand danach | 10 Stunden | rund 3 Stunden |
| Ersparnis pro Monat | 30 Stunden | 10 Stunden |
| Wert bei 45 € Vollkosten je Stunde | 1.350 € | 450 € |
| Wert pro Jahr | 16.200 € | 5.400 € |
Stellen Sie diesem Wert die einmaligen Kosten der Einführung und die laufenden Kosten für Software, KI-Nutzung und Betreuung aus Ihrem Angebot gegenüber. Die einmaligen Kosten geteilt durch die monatliche Ersparnis abzüglich der laufenden Kosten ergeben die Monate bis zur Amortisation. Liegt das Ergebnis über 24, ist der Prozess zu klein oder das Angebot zu groß. Mit dem Skonto, das nicht mehr verfällt, geht es oft schneller, das hängt aber von Ihren Lieferbedingungen ab.
Bei 200 Rechnungen im Monat reicht die Ersparnis selten für eine eigene Lösung mit Betreuung. Bleiben Sie in dieser Größenordnung bei der Funktion Ihrer vorhandenen Software. Wie ein größeres Projekt abläuft, beschreibt die Seite zur Prozessautomatisierung. Ob Ihr Betrieb für einen ersten Prozess bereit ist, zeigt der KI-Readiness-Check.
Woran solche Projekte in der Praxis scheitern
Am häufigsten fehlen die Bestelldaten, weil im Betrieb erst bestellt und später im ERP erfasst wird. Dann läuft fast jede Rechnung als Ausnahme durch. Der zweite Grund sind Fachabteilungen, die den Workflow umgehen und Rechnungen weiter per E-Mail herumreichen, weil niemand sie am Aufbau beteiligt hat. Holen Sie deshalb früh einen Besteller dazu, der die Abläufe aus Sicht der Abteilung kennt. Der dritte Grund ist ein zu großer Anfang mit allen Standorten und Sonderfällen gleichzeitig. Starten Sie mit einer Gesellschaft und den häufigsten Fällen, und erweitern Sie, sobald die Zahlen aus Schritt 8 stimmen. Mehr zum Umfeld dieses Prozesses steht unter Buchhaltung und Finanzen.