Workflow-Automatisierung einfach erklärt
Workflow-Automatisierung bildet einen Ablauf als Folge von Schritten ab und führt ihn aus: Ein Ereignis löst den Workflow aus, Daten werden zwischen Systemen weitergereicht, Freigaben werden angefordert, Erinnerungen verschickt. KI übernimmt darin die Schritte, die Verstehen erfordern. Ohne Workflow bleibt KI eine Einzelleistung, mit Workflow wird sie Teil eines Prozesses.
Ein Workflow ist ein Ablauf mit mehreren Schritten, an dem mehrere Personen und Systeme beteiligt sind. Die Freigabe einer Eingangsrechnung ist ein Workflow: Sie kommt an, wird erfasst, geht zur sachlichen Prüfung an die Fachabteilung, zur Freigabe an den Vorgesetzten, zur Buchung an die Buchhaltung und zur Zahlung an die Bank. Workflow-Automatisierung bedeutet, dass eine Software diesen Ablauf steuert: Sie weiß, welcher Schritt dran ist, wer zuständig ist, wie lange er Zeit hat und was passiert, wenn er nicht reagiert.
Was das im Alltag ändert
Ohne Workflow-Automatisierung läuft der Ablauf über E-Mails und Zuruf. Die Rechnung liegt im Postfach eines Abwesenden, niemand weiß, wo sie ist, die Skontofrist verstreicht. Mit Workflow-Automatisierung ist jeder Schritt sichtbar, Vertretungen greifen automatisch, Erinnerungen gehen raus, und die Buchhaltung sieht auf einen Blick, welche Rechnungen wo hängen. Das ist keine KI, sondern Automatisierung nach Regeln, und oft bringt sie mehr als jede KI.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Dienstleister hatte für Eingangsrechnungen eine Durchlaufzeit von elf Tagen, davon acht Tage Wartezeit auf die sachliche Freigabe. Ein Freigabeworkflow mit Erinnerung nach zwei Tagen, Vertreterregelung und Eskalation an den Bereichsleiter nach fünf Tagen senkte sie auf drei Tage. Erst danach wurde KI ergänzt, um die Rechnungen automatisch zu erfassen und zu kontieren. Die Reihenfolge war bewusst gewählt: zuerst der Ablauf, dann die Intelligenz.
Wie KI und Workflow zusammenspielen
Der Workflow ist das Rückgrat, KI ist ein Baustein darin. Der Workflow holt die E-Mail ab und reicht sie an die KI, die den Inhalt liest. Das Ergebnis geht zurück in den Workflow, der je nach Inhalt den nächsten Schritt wählt. An den Stellen, an denen Geld oder Verbindlichkeit entsteht, hält der Workflow an und holt eine menschliche Freigabe ein. Systeme werden über Schnittstellen eingebunden, Altsysteme ohne Schnittstelle über RPA. Wie das in konkreten Prozessen aussieht, zeigt die Seite zur Prozessautomatisierung.
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