KI im Handwerk: Angebote, Termine, Rechnungen und Baustellendokumentation
Im Handwerk hilft KI vor allem im Büro: beim Schreiben von Angeboten aus Aufmaß und Notizen, bei der Terminplanung, beim Erstellen von Rechnungen aus Stundenzetteln und bei der Dokumentation auf der Baustelle. Die Anwendungen laufen auf Smartphone und Bürorechner, brauchen keine IT-Abteilung und ersetzen keinen Gesellen, sondern die Abendstunden am Schreibtisch.
Worum es geht
Handwerk auf einen Blick
Handwerksbetriebe verdienen ihr Geld auf der Baustelle und verlieren Zeit im Büro. Der Meister schreibt Angebote am Abend, die Bürokraft sammelt Stundenzettel aus dem Transporter, und Rechnungen gehen Wochen nach Abschluss raus, weil vorher niemand Zeit hatte. KI-Anwendungen ändern nichts an der handwerklichen Arbeit, aber sie nehmen dem Büro den Teil ab, der aus Abtippen, Zuordnen und Nachfragen besteht. Und das in Betrieben mit 10 bis 80 Mitarbeitenden, die keine IT-Abteilung haben und auch keine brauchen.
- Branche
- Handwerk
- Typische Aufgaben
- Angebot aus Aufmaß und Sprachnotiz
- Rechnung aus Stundenzettel und Material
- Terminanfragen und Disposition
Kapitel 1
Wo im Handwerksbetrieb die Abende draufgehen
Ein Auftrag beginnt mit einer Anfrage per Telefon, E-Mail oder Messenger. Es folgt ein Vor-Ort-Termin mit Aufmaß und Fotos, dann das Angebot. Nach Zusage werden Material bestellt, Monteure eingeplant, die Arbeit erledigt und dokumentiert. Am Ende stehen Stundenzettel, Lieferscheine und die Rechnung. Jede dieser Stationen produziert Zettel, Fotos und Nachrichten, die irgendwo landen: im Handschuhfach, auf dem Handy des Gesellen, in einer WhatsApp-Gruppe, im E-Mail-Postfach.
Die Insellösungen sind hier besonders ausgeprägt, weil es oft keine zentrale Software gibt. Das Handwerkerprogramm kennt Kunden und Rechnungen, der Kalender hängt an der Wand oder in Outlook, die Fotos liegen auf fünf Smartphones. Wer eine Rechnung schreiben will, muss alles erst zusammentragen. Bei Reklamationen fehlt die Dokumentation, was auf der Baustelle wann gemacht wurde.
Die Folge ist bekannt: Angebote gehen zu spät raus und Aufträge an den schnelleren Wettbewerber. Rechnungen kommen Wochen nach der Leistung, die Liquidität leidet. Und der Chef arbeitet 60 Stunden, 15 davon am Schreibtisch.
| Pos. | Artikel | Menge | Einzel | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Flachstahl S235JR 60×8, 6 m | 40 | 18,40 € | 736,00 € |
| 2 | Rundrohr 48,3×3,2, 6 m | 24 | 31,90 € | 765,60 € |
| 3 | Sechskantschraube M12×40, A2 | 6 | 27,50 € | 165,00 € |
| 4 | Winkelprofil 50×50×5, 3 m | 18 | 14,20 € | 255,60 € |
| Netto | 1.922,20 € | |||
Kapitel 2
Welche KI-Anwendungen im Handwerk realistisch sind
Angebote aus Sprache und Fotos. Der Meister spricht nach dem Vor-Ort-Termin ins Handy: Raum, Maße, gewünschte Leistung, Besonderheiten. Ein Assistent erstellt daraus einen Angebotsentwurf mit Positionen aus dem eigenen Leistungskatalog und den eigenen Preisen. Im Büro wird geprüft, angepasst und verschickt. Der Ablauf ist unter Angebots- und Rechnungsprozesse genauer beschrieben.
Rechnungen aus Stundenzetteln und Lieferscheinen. Zettel werden fotografiert, ausgelesen und dem Auftrag zugeordnet. Arbeitszeit, Material und Fahrtkosten landen im Rechnungsentwurf, der am Tag nach Fertigstellung bereitliegt. Das ist Dokumentenverarbeitung in ihrer einfachsten und wirksamsten Form.
Termine und Disposition. Anfragen aus E-Mail und Messenger werden erfasst, mit freien Zeitfenstern der Monteure abgeglichen und mit einem Terminvorschlag beantwortet. Fällt ein Monteur aus, schlägt das System vor, welche Termine sich verschieben lassen, und formuliert die Nachricht an die betroffenen Kunden.
Baustellendokumentation. Fotos und kurze Sprachnotizen vom Gesellen werden dem Auftrag zugeordnet, mit Datum und Ort versehen und zu einem Bautagebuch zusammengefasst. Bei Reklamationen oder Nachträgen liegt die Dokumentation vor, ohne dass jemand suchen muss.
Rechenbeispiel
Ein Beispiel aus einem Betrieb für Sanitär, Heizung und Klima
Ein Betrieb mit 22 Mitarbeitenden schreibt pro Woche rund 15 Angebote. Der Inhaber braucht dafür etwa 60 Minuten pro Angebot, verteilt auf zwei Abende. Rechnungen schreibt eine Teilzeitkraft freitags aus den Zetteln der Woche, im Schnitt drei Wochen nach Abschluss der Arbeit.
Nach der Umstellung spricht der Inhaber Aufmaß und Leistungen direkt nach dem Termin ins Handy. Der Entwurf liegt vor, wenn er ins Büro kommt, und braucht noch rund 15 Minuten Prüfung. Stundenzettel und Lieferscheine werden von den Gesellen abends fotografiert, die Rechnung ist am nächsten Tag fertig. Der Inhaber gewinnt pro Woche etwa einen Abend, und die Zahlungseingänge kommen rund zwei Wochen früher.
Kapitel 4
Was Sie vor dem Start klären sollten
Datenschutz. Kundenadressen, Fotos aus Privatwohnungen und Sprachnotizen mit Namen sind personenbezogene Daten. Die Verarbeitung läuft in europäischen Rechenzentren mit Auftragsverarbeitungsvertrag, und Fotos werden nur dem Auftrag zugeordnet, nicht für andere Zwecke verwendet. Wir geben Ihnen eine kurze Datenschutzinformation für Ihre Kunden mit.
Bestehende Programme. Ihr Handwerkerprogramm bleibt. Wir nutzen seine Import- und Exportfunktionen und schreiben Angebote und Rechnungen dorthin, wo Ihr Steuerberater sie erwartet. Ein Wechsel ist nicht nötig und auch nicht sinnvoll.
Mitarbeiter. Gesellen wollen keine Software bedienen. Deshalb bleibt ihr Teil minimal: ein Foto, eine Sprachnotiz, fertig. Was daraus wird, passiert im Hintergrund. Ein kurzer Workshop von zwei Stunden reicht in der Regel, um das ganze Team mitzunehmen.
Kapitel 5
Wie ein Einstieg aussieht
Der Einstieg ist bewusst klein. Ein halber Tag im Betrieb, in dem wir Ihre Abläufe anschauen und den Prozess mit dem größten Zeitfresser festlegen, meist Angebote oder Rechnungen. Dann die Umsetzung als Prozessautomatisierung in vier bis sechs Wochen, mit Test an echten Aufträgen. Danach läuft die Anwendung als Dienst, den wir im Rahmen der Betreuung überwachen und anpassen, monatlich kündbar.
Viele Abläufe ähneln denen in der Dienstleistung, etwa bei Ingenieurbüros mit Aufmaß und Abrechnung nach Stunden. Wer sich zuerst einen Überblick verschaffen möchte, findet im Artikel KI im Mittelstand: Wo anfangen? eine Einordnung, die auch für kleine Betriebe passt.
Aus dem Alltag
Vorher und nachher: Handwerk
| Aufgabe | Heute | Mit Assistent | Effekt |
|---|---|---|---|
| Angebot aus Aufmaß und Sprachnotiz | Der Meister nimmt vor Ort das Aufmaß auf Papier, macht Fotos und schreibt das Angebot abends am Küchentisch. Bei 15 Angeboten pro Woche sind das zwei Abende. | Der Meister spricht Aufmaß und Leistungen ins Handy. Daraus entsteht ein Angebotsentwurf mit Positionen aus seinem Leistungskatalog, den er im Büro prüft und verschickt. | von 60 auf 15 Minuten pro Angebot |
| Rechnung aus Stundenzettel und Material | Stundenzettel und Lieferscheine liegen in einer Mappe im Transporter. Die Bürokraft sammelt sie freitags ein und schreibt Rechnungen, oft zwei bis drei Wochen nach Abschluss der Arbeit. | Stundenzettel und Lieferscheine werden fotografiert, ausgelesen und dem Auftrag zugeordnet. Die Rechnung liegt am Tag nach Fertigstellung als Entwurf vor. | Rechnung nach 1 Tag statt nach 3 Wochen |
| Terminanfragen und Disposition | Kunden rufen an, schreiben per WhatsApp oder E-Mail. Die Bürokraft sucht im Kalender, ruft zurück, trägt ein. Bei Krankheit eines Monteurs wird jeder Kunde einzeln angerufen. | Anfragen werden erfasst, mit freien Zeitfenstern abgeglichen und mit Terminvorschlag beantwortet. Bei Ausfällen schlägt das System Verschiebungen vor und formuliert die Nachrichten an die Kunden. | 2 Stunden Telefonzeit pro Tag eingespart |
Die Effekte sind typische Größenordnungen für Betriebe dieser Art, keine Zusage für Ihren Fall. Was bei Ihnen möglich ist, zeigt die Potenzialanalyse.
Häufige Fragen
Wir haben keine IT-Abteilung. Wer kümmert sich um das Ganze?
Das übernehmen wir. Die Anwendungen laufen als Dienst im Internet, Sie brauchen nur Smartphones und einen Bürorechner mit Browser. Updates, Überwachung und Anpassungen sind Teil der laufenden Betreuung, die monatlich kündbar ist. Sie bekommen einen festen Ansprechpartner, der Ihren Betrieb und Ihre Abläufe kennt.
Was kostet das für einen Betrieb mit 20 Leuten?
Weniger als eine halbe Bürokraft, mehr als ein Handwerkerprogramm von der Stange. Der Einstieg besteht aus einem halben Tag Workshop und der Umsetzung eines Prozesses, meist der Angebotserstellung oder der Rechnungsstellung. Konkrete Zahlen nennen wir im Erstgespräch, nachdem wir Ihre Abläufe kennen. Was wir nicht tun: Ihnen ein System verkaufen, das Sie nicht brauchen.
Muss ich mein Handwerkerprogramm wechseln?
Nein. Die gängigen Programme für Handwerksbetriebe haben Import- und Exportfunktionen, über die wir Angebote, Aufträge und Rechnungen übergeben. Ihr Programm bleibt das führende System für Buchhaltung und Steuerberater. Die KI-Anwendung bereitet die Daten auf, die Sie heute von Hand eingeben.
Funktioniert das auch auf der Baustelle ohne guten Empfang?
Die Aufnahme von Sprachnotizen und Fotos funktioniert offline, die Verarbeitung läuft, sobald das Handy wieder Netz hat. Für die meisten Betriebe reicht das, weil das Angebot ohnehin erst im Büro geprüft wird. Wer regelmäßig in Kellern oder abgelegenen Gegenden arbeitet, sollte das vorab mit uns testen.
Wie verhindern wir, dass das Angebot Fehler enthält?
Der Entwurf wird aus Ihrem eigenen Leistungskatalog mit Ihren Preisen gebaut, nicht aus allgemeinen Vorlagen. Positionen, die das System nicht sicher zuordnen kann, werden markiert. Verschickt wird erst nach Ihrer Prüfung. In den ersten Wochen prüfen Sie jedes Angebot genau, danach kennen Sie die Stellen, an denen Sie hinschauen müssen.
Nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Erzählen Sie es in 30 Minuten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob KI dort hilft und was der erste Schritt wäre.