Angebots- und Rechnungsprozesse automatisieren: Vom Angebot bis zum Zahlungseingang

Ein Hersteller von Sondermaschinen mit 150 Mitarbeitenden hat diese Kette einmal vermessen. Von der Anfrage bis zum Angebot vergingen im Schnitt vier Tage, davon drei Tage Wartezeit auf die Kalkulation. Vom Angebot bis zum Auftrag im ERP zwei Tage, weil die Kundenbestätigung erst gelesen und abgetippt werden musste. Von der Lieferung bis zur Rechnung fünf Tage, weil der Lieferschein erst aus dem Versand in die Buchhaltung wanderte. Und von der Fälligkeit bis zur ersten Mahnung drei Wochen, weil der Mahnlauf monatlich lief.

Insgesamt lagen in dieser Kette rund 30 Tage, in denen das Unternehmen Geld vorfinanzierte, nicht weil jemand langsam arbeitete, sondern weil Informationen an Übergaben liegen blieben. Die Fehler entstanden an denselben Stellen: Ein Kunde hatte in seiner Bestätigung die Menge geändert, was niemand bemerkte. Eine Rechnung enthielt den alten Preis, weil das Angebot inzwischen überarbeitet worden war.

Der Kern ist eine Workflow-Automatisierung, die die Systeme über Schnittstellen verbindet und an jeder Übergabe entweder automatisch weitergibt oder eine Freigabe anfordert. KI kommt dort hinein, wo unstrukturierte Informationen gelesen werden müssen: die Anfrage-E-Mail, die Kundenbestätigung mit Änderungen im Freitext, die Rückfrage zur Rechnung.

Ein Beispiel für den Schritt vom Angebot zum Auftrag: Die Bestätigung des Kunden kommt per E-Mail. Ein Sprachmodell erkennt, auf welches Angebot sie sich bezieht, und vergleicht den Text mit dem Angebot im ERP. Stimmt alles überein, entsteht der Auftrag als Vorschlag, und die Auftragsbestätigung wird vorbereitet. Hat der Kunde etwas geändert, etwa „bitte 12 statt 10 Stück, Lieferung erst in KW 40“, wird genau das markiert und dem Innendienst vorgelegt. Der gibt frei oder klärt mit dem Kunden. Erst nach der Freigabe wird der Auftrag angelegt. Das Prinzip heißt Human-in-the-Loop und gilt an jeder Stelle, an der Geld oder Verbindlichkeit entsteht.

Bei der Rechnungsstellung wertet das System aus, was abrechenbar ist: gelieferte Positionen aus dem Versand, Stunden aus der Zeiterfassung, Pauschalen aus dem Vertrag. Es erzeugt Rechnungsentwürfe, die der Projektleiter oder Innendienst mit einem Klick bestätigt. Die Rechnung wird als E-Rechnung erzeugt, versendet, im DMS abgelegt und als offener Posten verbucht. Im Mahnwesen prüft das System wöchentlich die überfälligen Posten und schlägt je nach Kundenhistorie und offenen Vorgängen eine Erinnerung, eine Mahnung oder eine Weiterleitung an den Vertrieb vor.

Wir vermessen in einer Woche die Kette: Wie viele Tage liegen zwischen den Übergaben, wo wird abgetippt, wo gewartet. Daraus ergibt sich der Schritt mit dem größten Hebel, meist der Übergang vom Angebot zum Auftrag oder die Rechnungsstellung. Diesen Schritt setzen wir als Prozessautomatisierung in sechs bis acht Wochen um, inklusive der KI-Bausteine für das Lesen von E-Mails. Die weiteren Schritte folgen in Abständen von einigen Wochen, jeder mit messbarem Effekt auf Durchlaufzeit und Außenstände. Die Betreuung hält Schnittstellen, Formate und Freigaberegeln aktuell.