RPA einfach erklärt
Robotic Process Automation, kurz RPA, ist Software, die Anwendungen über die Bildschirmoberfläche bedient: Sie öffnet Masken, liest Felder, tippt Werte ein und klickt Buttons, so wie ein Mitarbeiter. Sie wird eingesetzt, wenn ein System keine Schnittstelle hat. RPA ist keine KI, sondern regelbasiert, und bricht, wenn sich die Oberfläche ändert. Als Brücke zu Altsystemen ist sie trotzdem oft unverzichtbar.
RPA steht für Robotic Process Automation. Der Roboter ist dabei keine Maschine, sondern ein Programm, das eine Anwendung so bedient, wie ein Mensch es am Bildschirm tun würde: Es öffnet die Maske, liest den Wert in Feld drei, kopiert ihn in die andere Anwendung, drückt Speichern. RPA ist im Mittelstand verbreitet, weil viele Systeme keine saubere Schnittstelle haben und ein Austausch nicht ansteht.
Was RPA ist und was nicht
RPA ist klassische Automatisierung: Sie folgt festen Regeln und versteht nichts. Sie weiß nicht, was in einem Dokument steht, sondern nur, dass in Feld drei etwas steht, das in Feld sieben kopiert werden soll. Ändert sich die Oberfläche nach einem Update, etwa die Position eines Buttons, bricht der Roboter. Das ist der wichtigste Nachteil und der Grund, warum RPA nur dort eingesetzt werden sollte, wo es keine Schnittstelle gibt.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Großhändler hat ein Lagerverwaltungssystem aus dem Jahr 2008, das Kommissionieraufträge nur über die eigene Maske annimmt. Täglich tippt eine Mitarbeiterin 150 Aufträge aus dem ERP dort ein. Ein RPA-Roboter übernimmt das: Er liest die freigegebenen Aufträge aus einer Exportdatei und tippt sie in die Lagermaske, in der Nacht, ohne Tippfehler. Die Mitarbeiterin prüft morgens das Protokoll. Bis das Lagersystem abgelöst wird, spart das zwei Stunden täglich.
Wie RPA und KI zusammenarbeiten
In vielen Lösungen bildet RPA die Brücke am Ende der Kette: Die KI liest den Beleg und zieht die Daten heraus, die Workflow-Automatisierung steuert die Freigabe, und der RPA-Roboter trägt das Ergebnis in das Altsystem ein, das keine Schnittstelle hat. Wir setzen RPA bewusst sparsam ein und planen bei jedem Roboter mit, wann er durch eine echte Schnittstelle ersetzt wird. Ein Unternehmen mit 30 Robotern an 30 Oberflächen hat kein Automatisierungsproblem gelöst, sondern ein neues geschaffen.
Nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Erzählen Sie es in 30 Minuten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob KI dort hilft und was der erste Schritt wäre.