In einem Sammelpostfach wie info@ oder service@ landen Anfragen, Bestellungen, Rechnungen, Beschwerden und Werbung durcheinander. Jemand sichtet alles von Hand und leitet weiter, und in der Urlaubszeit bleibt Dringendes liegen. Diese Anleitung baut einen Workflow in n8n, der jede E-Mail einordnet und in den richtigen Ordner legt. Sie setzt eine laufende Instanz voraus, die Grundlagen beschreibt n8n im Unternehmen einrichten. Das fachliche Umfeld steht unter E-Mail-Triage.
| Auf einen Blick | |
|---|---|
| Dauer | zwei bis vier Wochen inklusive Testlauf |
| Beteiligt | die Person, die heute sortiert, IT für den Postfachzugang, Datenschutzbeauftragte |
| Voraussetzung | Sammelpostfach mit technischem Zugang, Vertrag mit einem Modellanbieter oder eigenes Modell |
So sieht der fertige Workflow aus
| Node | Aufgabe | Wichtige Einstellung |
|---|---|---|
| Microsoft Outlook Trigger | startet bei neuer E-Mail | Ereignis „Message Received“, nur das Sammelpostfach |
| Edit Fields | bereitet Betreff und Text vor | Text auf etwa 3.000 Zeichen kürzen |
| Text Classifier | ordnet die Kategorie zu | „When No Clear Match“ auf „Output on Extra, 'Other' Branch“ |
| Microsoft Outlook | verschiebt die E-Mail | Operation „Move“, je Kategorie ein Ordner |
| Microsoft Outlook | legt einen Antwortentwurf an | nur für freigegebene Kategorien, Ressource „Draft“ |
| Microsoft Teams | meldet Dringendes | nur bei Beschwerden und Störungen |
Ohne Microsoft 365 ersetzen Sie den Auslöser durch Email Trigger (IMAP) mit der Aktion „None“, damit E-Mails nicht ungefragt als gelesen markiert werden.
Schritt 1: Leiten Sie die Kategorien aus echten E-Mails ab
Exportieren Sie 200 E-Mails aus dem Postfach, verteilt über mehrere Wochen. Lassen Sie die Person, die heute sortiert, jede einer Kategorie zuordnen. Dabei zeigt sich, welche Unterscheidungen im Alltag zählen.
Sechs bis zwölf Kategorien haben sich bewährt. Jede Kategorie muss eine Handlung auslösen, sonst brauchen Sie sie nicht. „Allgemeine Anfrage“ ist keine gute Kategorie, „Angebotsanfrage geht an den Vertrieb“ schon. Die 200 sortierten E-Mails heben Sie als Testmenge für Schritt 6 auf.
Schritt 2: Verbinden Sie das Postfach mit minimalen Rechten
Legen Sie in n8n den Zugang an. Für Microsoft 365 steht neben der Anmeldung per OAuth2 auch ein Microsoft Entra Service Principal zur Verfügung, der ohne angemeldeten Benutzer auskommt. Begrenzen Sie den Zugriff in Entra auf das Sammelpostfach, denn ohne diese Begrenzung darf die App je nach Berechtigung alle Postfächer im Haus lesen.
Legen Sie die Zielordner an und zusätzlich einen Ordner „Prüfen“. Starten Sie den Trigger erst, wenn der übrige Ablauf steht.
Schritt 3: Schreiben Sie die Kategorien für das Modell auf
Fügen Sie den Node Text Classifier ein und verbinden Sie ein Modell, zum Beispiel das Mistral Cloud Chat Model oder ein Modell über Microsoft Foundry. Für die reine Einordnung reicht ein kleines Modell. Jede Kategorie bekommt einen Namen und eine Beschreibung, und die Beschreibung entscheidet über die Qualität:
| Name | Beschreibung für das Modell |
|---|---|
| Angebotsanfrage | Interessent oder Kunde fragt nach Preis, Verfügbarkeit oder einem Angebot. Noch keine verbindliche Bestellung. |
| Bestellung | Verbindlicher Auftrag mit Artikeln oder Leistungen, oft mit Bestellnummer oder PDF-Anhang. |
| Rechnung | Lieferant sendet eine Rechnung, Gutschrift oder Zahlungserinnerung an uns. |
| Beschwerde | Kunde meldet Mangel, Verzögerung oder Unzufriedenheit, auch höflich formuliert. |
| Bewerbung | Bewerbung oder Frage zu offenen Stellen. |
Stellen Sie When No Clear Match auf Output on Extra, 'Other' Branch. In der Standardeinstellung wird eine nicht zuordenbare E-Mail verworfen, und das darf im Postfach nie passieren. Der zusätzliche Ausgang führt in den Ordner „Prüfen“. Lassen Sie Allow Multiple Classes To Be True ausgeschaltet, damit jede E-Mail genau einen Weg nimmt.
Schritt 4: Verteilen Sie die E-Mails
Hängen Sie an jeden Ausgang einen Node Microsoft Outlook mit der Operation Move. Das Ergebnis ist überschaubar und leicht zu kontrollieren: Eine falsch einsortierte E-Mail lässt sich mit zwei Klicks zurückholen.
Behandeln Sie zwei Kategorien gesondert. Bewerbungen enthalten besonders schützenswerte Daten und gehen direkt in den Ordner der Personalabteilung, ohne weitere Verarbeitung. Lassen Sie sie von einer einfachen Regel vorab ausfiltern, wenn der Text gar nicht erst beim Modell landen soll, etwa über den Betreff oder eine eigene Bewerbungsadresse. Bei Beschwerden und Störungen sendet zusätzlich ein Teams-Node eine kurze Meldung an die zuständige Person.
Rechnungen und Bestellungen können direkt in Folge-Workflows übergehen, zum Beispiel in den Rechnungseingang oder die Auftragserfassung aus PDFs.
Filtern Sie außerdem vor dem Modell aus, was keine Einordnung braucht. Abwesenheitsnotizen, Lesebestätigungen und Unzustellbarkeitsmeldungen erkennen Sie über einfache Regeln im Node IF, etwa am Betreff oder am Absender. Das spart Kosten und verhindert Schleifen, bei denen eine automatische Antwort die nächste auslöst. Ein Antwortentwurf für eine solche Nachricht wäre zudem wertlos.
Schritt 5: Erzeugen Sie Antworten nur als Entwurf
Für wiederkehrende Anliegen lohnt sich ein Antwortvorschlag, etwa bei Fragen nach Lieferstatus oder Öffnungszeiten. Ergänzen Sie dafür einen Node Basic LLM Chain mit Vorgaben zu Ton und Inhalt und übergeben Sie das Ergebnis an den Node Microsoft Outlook in der Ressource Draft mit der Operation Create.
Der Entwurf erscheint in Outlook, und ein Mensch prüft und sendet. Geben Sie dem Modell nur belegbare Inhalte aus einer gepflegten Textsammlung, sonst erfindet es Liefertermine. Die Grenze ist einfach: Sobald eine Antwort etwas zusagt, entscheidet ein Mensch. Das Prinzip heißt Human-in-the-Loop.
Schritt 6: Testen Sie mit der Musterlösung
Lassen Sie den Workflow zuerst gegen die 200 sortierten E-Mails aus Schritt 1 laufen, zum Beispiel über eine Data Table, in der Betreff, Text und erwartete Kategorie stehen. Vergleichen Sie Ergebnis und Erwartung und verbessern Sie die Beschreibungen dort, wo das Modell danebenliegt. Oft fehlt nur ein Satz, der zwei ähnliche Kategorien voneinander abgrenzt.
Danach folgt der Schattenbetrieb über zwei Wochen. Der Workflow läuft mit echten E-Mails, verschiebt aber nichts, sondern trägt seine Einschätzung in die Data Table ein. Die zuständige Person sortiert weiter von Hand und vergleicht einmal täglich.
| Messwert | Sinnvolle Schwelle für den Start |
|---|---|
| Richtig eingeordnet | mindestens 90 Prozent, bei Beschwerden höher |
| Anteil im Ordner „Prüfen“ | unter 15 Prozent |
| Übersehene Beschwerden | keine |
Die Schwellen sind Erfahrungswerte. Passen Sie sie an das an, was ein Fehler bei Ihnen kostet.
Schritt 7: Gehen Sie schrittweise live
Schalten Sie zuerst die sicheren Kategorien scharf, meist Rechnungen und Werbung, eine Woche später die übrigen. Verknüpfen Sie den Workflow unter Settings mit Ihrem Fehler-Workflow, damit ein Ausfall sofort auffällt. Andernfalls landen E-Mails einfach unsortiert im Eingang und der Ausfall bleibt tagelang unbemerkt.
Legen Sie vor dem Start fest, wer den Ordner „Prüfen“ täglich leert und wer das in Abwesenheiten übernimmt, sonst entsteht dort ein neuer Stapel. Prüfen Sie im ersten Monat wöchentlich eine Stichprobe und danach monatlich. Neue Produkte, neue Lieferanten oder eine Umstellung im Betrieb ändern die Post, und die Kategorien müssen mitwachsen.
Woran es in der Praxis hakt
Häufig gibt es zu viele Kategorien, die sich überschneiden, oder gut gemeinte wie „Sonstiges“, in der am Ende die Hälfte landet. Ein zweites Problem sind lange E-Mail-Verläufe, bei denen das Modell ältere Nachrichten statt der neuesten bewertet. Kürzen Sie den Text auf die letzte Nachricht, soweit das sauber möglich ist. Und unterschätzen Sie die Einführung nicht: Wer jahrelang das Postfach gesichtet hat, kennt Sonderfälle, die in keiner Beschreibung stehen. Diese Person gehört von Anfang an in den Aufbau.