KI-Bestandsaufnahme: Wer nutzt im Haus schon was?
Die KI-Bestandsaufnahme klärt in sieben Werktagen, welche KI-Werkzeuge in Ihrem Unternehmen bereits genutzt werden, wofür, mit welchen Daten und mit welchem Risiko. Sie bekommen eine anonyme Umfrage für Ihr Team, eine Inventur der Tools, eine Risiko-Ampel, den Entwurf einer Nutzungsrichtlinie und einen Plan für die nächsten 30 Tage. Der Preis wird auf eine Potenzialanalyse oder einen Workshop voll angerechnet.
Kostenloses Erstgespräch (30 Min.)- Zeitrahmen
- 7 Werktage
- Preis
- Individuell
- für Ihren Betrieb kalkuliert, nach dem Erstgespräch
Worum es geht
KI-Bestandsaufnahme auf einen Blick
In den meisten Betrieben wird KI längst genutzt, nur nicht offiziell. Die Sachbearbeiterin lässt sich Mails von ChatGPT vorformulieren, der Vertrieb übersetzt Angebote mit einem Gratis-Tool, jemand aus der Buchhaltung hat eine Browser-Erweiterung installiert, die Rechnungen zusammenfasst. Niemand hat das entschieden, niemand weiß, welche Daten dabei wohin gehen. Das Phänomen heißt Schatten-KI, und es ist kein Fehlverhalten, sondern ein Zeichen, dass die Leute Bedarf haben und niemand ihnen einen Rahmen gegeben hat.
| Dauer | 7 Werktage |
|---|---|
| Preis | Für Ihren Betrieb kalkuliert, nach dem Erstgespräch |
| Ihr Aufwand | 15 Minuten je Mitarbeitendem für die Umfrage, 1 Stunde Geschäftsführung für das Ergebnisgespräch |
| Format | Umfrage online, Ergebnisgespräch per Video oder vor Ort |
| Für wen | Betriebe ab etwa 10 Mitarbeitenden, in denen KI genutzt, aber nicht geregelt wird |
| Ergebnis | Bericht mit Tool-Inventur, Risiko-Ampel, Richtlinien-Entwurf und 30-Tage-Plan |
Kapitel 1
Was in sieben Werktagen passiert
Die Bestandsaufnahme beantwortet vier Fragen: Welche Werkzeuge werden genutzt? Wofür? Mit welchen Daten? Und was folgt daraus? Dafür bekommt Ihr Team eine anonyme Umfrage mit zwölf Fragen, die in einer Viertelstunde beantwortet ist. Parallel sammle ich mit Ihrer IT, welche Konten und Zugänge offiziell bekannt sind. Beides zusammen ergibt die Inventur: eine Liste der Werkzeuge mit Nutzungszweck, Datenart und Verbreitung im Haus.
Jedes Werkzeug bekommt dann eine Einordnung in drei Farben. Grün heißt: unkritisch, kann so bleiben, höchstens eine Regel dazu. Gelb heißt: in Ordnung, wenn bestimmte Daten draußen bleiben oder ein Firmenkonto mit Auftragsverarbeitung her muss. Rot heißt: abstellen, weil Kundendaten, Personaldaten oder Geschäftsgeheimnisse bei einem Anbieter landen, mit dem es keinen Vertrag gibt. Für Rot gibt es immer eine Alternative, sonst steht die Regel nur auf dem Papier.
| Prozess | Nutzen | Aufwand | Datenlage | Rang |
|---|---|---|---|---|
| Eingangsrechnungen prüfen | hoch | mittel | gut | 1 |
| Bestellungen aus E-Mails erfassen | hoch | gering | gut | 2 |
| Serviceberichte strukturieren | mittel | gering | mittel | 3 |
| Angebote aus Lastenheften | hoch | hoch | schwach | später |
| Kundenchatbot | gering | hoch | mittel | nein |
Kapitel 2
Was Sie am Ende in der Hand haben
Der Bericht hat selten mehr als zehn Seiten. Er enthält die Inventur, die Ampel, den Entwurf einer Nutzungsrichtlinie auf zwei Seiten und einen Plan für die nächsten 30 Tage: Was wird sofort abgestellt, was wird erlaubt, wofür braucht es ein Firmenkonto, wer ist Ansprechpartner. Die Richtlinie ist so geschrieben, dass sie im Betrieb gelesen wird, nicht nur in der Ablage liegt.
Im Ergebnisgespräch entscheiden wir gemeinsam, was der nächste Schritt ist. Oft ist es ein Workshop, weil die Leute die Werkzeuge nutzen wollen und nur eine Anleitung fehlt. Manchmal ist es eine Potenzialanalyse, weil in der Umfrage ein Prozess auftaucht, der mehr kostet als gedacht. Und manchmal ist es nichts außer der Richtlinie. In allen Fällen wird der Preis der Bestandsaufnahme auf das Folgende angerechnet.
Kapitel 3
Ein Rechenbeispiel
Ein Ingenieurbüro mit 35 Mitarbeitenden war sicher, dass „bei uns niemand ChatGPT nutzt“. Die anonyme Umfrage ergab acht verschiedene Werkzeuge, darunter zwei Übersetzungsdienste, in die regelmäßig Ausschreibungsunterlagen von Kunden kopiert wurden, und eine Transkriptions-App, die Besprechungen mit Auftraggebern mitschnitt. Beides rot. Die Lösung war kein Verbot, sondern ein Firmenkonto bei einem Anbieter mit EU-Hosting und Auftragsverarbeitung, eine Regel für Kundendokumente und ein halber Tag Schulung. Vier Wochen später gab es dieselben Werkzeuge, nur mit Vertrag, und die Geschäftsführung konnte dem größten Auftraggeber auf Nachfrage sagen, wie mit seinen Unterlagen umgegangen wird.
Kapitel 4
Für wen die Bestandsaufnahme gedacht ist
Für Geschäftsführer, die ahnen, dass im Haus mehr KI läuft, als sie wissen, und die das lieber selbst klären, als es vom Kunden, vom Datenschutzbeauftragten oder von einer Aufsichtsbehörde erklärt zu bekommen. Ab etwa zehn Mitarbeitenden lohnt sich die Umfrage; darunter reicht in der Regel ein Gespräch. Wer schon weiß, was genutzt wird, und nur die Unterlagen für die KI-Verordnung braucht, geht direkt zum AI-Act-Paket.
Vorgehen
So läuft die KI-Bestandsaufnahme ab
01 · Tag 1 bis 3
Umfrage vorbereiten
Wir legen fest, wer befragt wird und wie die Umfrage ankündigt wird, damit die Antworten ehrlich sind. Die Fragen sind fertig; Sie passen nur die Beispiele an Ihre Abteilungen an.
Ihr Aufwand 30 Minuten Geschäftsführung: Umfang und Empfängerkreis festlegen
02 · Tag 3 bis 8
Umfrage und Inventur
Das Team beantwortet anonym zwölf Fragen. Parallel sammle ich mit Ihrer IT, welche Werkzeuge offiziell bekannt sind, welche Konten existieren und welche Daten dort liegen könnten.
Ihr Aufwand 15 Minuten je Mitarbeitendem, 30 Minuten IT für die Liste der bekannten Zugänge
03 · Tag 8 bis 12
Auswertung und Einordnung
Jedes gefundene Werkzeug bekommt eine Einordnung: Welche Daten gehen hinein, wo werden sie verarbeitet, welche Pflichten folgen daraus. Daraus entsteht die Ampel und der Richtlinien-Entwurf.
Ihr Aufwand Keiner, Rückfragen per E-Mail
04 · Tag 12 bis 15
Ergebnisgespräch
Wir gehen den Bericht durch und entscheiden, was in den nächsten 30 Tagen passiert: abstellen, erlauben, regeln. Danach wissen Sie, ob ein Workshop, eine Potenzialanalyse oder erst einmal nichts der richtige nächste Schritt ist.
Ihr Aufwand 1 Stunde Geschäftsführung, auf Wunsch mit IT und Datenschutzbeauftragtem
Ergebnis
Das haben Sie am Ende in der Hand
Was enthalten ist
- Anonyme Umfrage im Team: Welche KI-Werkzeuge werden wofür genutzt
- Inventur der Tools und Zugänge, inklusive privater Konten
- Risiko-Einordnung nach Datenschutz und KI-Verordnung (Ampel)
- Entwurf einer Nutzungsrichtlinie und 30-Tage-Plan
- 01Auswertung der anonymen Team-Umfrage: welche Werkzeuge, wofür, wie oft, mit welchen Daten
- 02Inventur der KI-Werkzeuge und Zugänge, inklusive privater Konten und Browser-Erweiterungen
- 03Risiko-Ampel je Werkzeug nach Datenschutz, Geschäftsgeheimnissen und KI-Verordnung
- 04Entwurf einer Nutzungsrichtlinie auf zwei Seiten, abgestimmt auf das, was gefunden wurde
- 0530-Tage-Plan: was sofort abgestellt, was erlaubt und was geregelt werden sollte
Investition
Ihr Preis, für Ihren Betrieb kalkuliert
Festpreis nach dem Erstgespräch, abhängig von Umfang und Systemlandschaft. Keine Tagessätze ohne Ende, keine Überraschungen in der Rechnung.
Dazu sage ich zu
- Umfrage startet innerhalb einer Woche nach Auftrag
- Ergebnis sieben Werktage nach Ende der Umfrage
- Der Betrag wird bei einer Potenzialanalyse oder einem Workshop innerhalb von drei Monaten voll angerechnet
- Antworten bleiben anonym; Sie sehen Muster, keine Namen
Fragen zur KI-Bestandsaufnahme
Ist das eine Überwachung der Mitarbeiter?
Nein. Die Umfrage ist anonym, es werden keine Logs ausgewertet und keine Rechner durchsucht. Sie sehen Muster, keine Namen. Genau deshalb sind die Antworten ehrlich: Wer zugeben kann, dass er Kundendaten in ein Gratis-Tool kopiert, bekommt eine Regel statt einer Abmahnung.
Was passiert mit den Antworten?
Sie werden auf einem Umfragewerkzeug mit Auftragsverarbeitung in der EU erhoben, ausgewertet und nach dem Ergebnisgespräch gelöscht. Im Bericht stehen nur zusammengefasste Ergebnisse. Der Betriebsrat, falls vorhanden, bekommt die Fragen vorab.
Reicht die Bestandsaufnahme für die KI-Verordnung?
Sie ist der erste Schritt: Sie wissen, welche Systeme im Einsatz sind und in welche Risikoklasse sie fallen. Richtlinie, Verzeichnis und Schulungskonzept entstehen im AI-Act-Paket; die Bestandsaufnahme wird dort angerechnet.
Wir sind nur 12 Leute. Lohnt sich das?
Ab etwa zehn Mitarbeitenden ja, weil ab dieser Größe niemand mehr weiß, was alle anderen nutzen. Darunter reicht meist ein Gespräch, das klären wir im kostenlosen Erstgespräch.
Was kostet die Bestandsaufnahme?
Der Festpreis richtet sich nach der Größe Ihres Betriebs, Sie bekommen ihn nach dem Erstgespräch. Bei einer Potenzialanalyse oder einem Workshop innerhalb von drei Monaten wird der Betrag voll angerechnet.
Was ist, wenn nichts gefunden wird?
Das kommt vor, ist aber selten. Dann haben Sie es schwarz auf weiß und eine Richtlinie, bevor es losgeht. Meist zeigt sich das Gegenteil: ein halbes Dutzend Werkzeuge, von denen die Geschäftsführung zwei kannte.
Nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Erzählen Sie es in 30 Minuten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob KI dort hilft und was der erste Schritt wäre.