Externe IT-Leitung: ein IT-Leiter auf Zeit
Externe IT-Leitung heißt: Sie bekommen einen IT-Leiter mit festem Kontingent von ein bis vier Tagen im Monat, der Budget, Dienstleister, Projekte und Sicherheit verantwortet, an die Geschäftsführung berichtet und Entscheidungen vorbereitet, ohne dass Sie die Stelle besetzen müssen. Aus über zehn Jahren IT-Betrieb, Service-Management und IT-Leitung.
Worum es geht
Externe IT-Leitung auf einen Blick
Ab etwa 30 Arbeitsplätzen braucht ein Betrieb jemanden, der die IT verantwortet: der weiß, was sie kostet und warum, der dem Systemhaus Aufgaben gibt statt Rechnungen zu bezahlen, der entscheidet, ob das ERP gewechselt wird, und der der Geschäftsführung sagt, was in zwei Jahren ansteht. Für eine Vollzeitstelle ist das zu wenig, für nebenbei zu viel. Deshalb landet es bei der Geschäftsführung, die aus dem Bauch entscheidet, oder bei niemandem.
- Bereich
- Steuerung
- Passt, wenn
- Es gibt keinen IT-Leiter, und die Geschäftsführung entscheidet IT-Fragen aus dem Bauch.
- Abrechnung
- Festes Kontingent pro Monat, ein bis vier Tage
- Preis
- Für Ihren Betrieb kalkuliert, nach der Bestandsaufnahme
- Bericht
- Monatsbericht mit Störungen, Patch-Stand, Backup-Prüfung, offenen Punkten und Kosten
- Leistungen dazu
Kapitel 1
Was die externe IT-Leitung umfasst
Ein festes Kontingent von ein bis vier Tagen im Monat, davon mindestens ein Tag vor Ort. Inhalte: IT-Budget und Kostenübersicht; Steuerung von Systemhaus, Hoster und Softwarelieferanten; Planung und Begleitung von Projekten, vom Serverwechsel bis zur KI-Einführung; Sicherheit und Notfallvorsorge; Vorbereitung von Entscheidungen für die Geschäftsführung in einer Seite mit Empfehlung; ein Monatsbericht und ein Quartalsblick nach vorn. Was ich nicht mache: Kabel ziehen und Drucker einrichten. Dafür gibt es den Service Desk und Ihr Systemhaus, und beide bekommen von mir klare Aufträge.
Kapitel 2
So arbeitet die IT-Leitung konkret
Der Monatstag beginnt mit dem Bericht: Störungen, Tickets, Patch-Stand, Backup-Proben, offene Punkte, Kosten gegen Budget. Dann die laufenden Projekte, etwa die Einführung eines Assistenten für die Auftragserfassung, bei der ich die IT-Seite verantworte: Zugänge, Schnittstellen, Berechtigungen, Abnahme. Dann das Systemhaus: Welche Tickets sind zu alt, welche Rechnung passt nicht zum Vertrag, welche Hardware wird nächstes Jahr fällig. Am Ende eine Seite für die Geschäftsführung mit drei Entscheidungen, jede mit Empfehlung, Kosten und Frist.
Ein Rechenbeispiel: Ein Zulieferer mit 90 Arbeitsplätzen zahlte seinem Systemhaus rund 9.000 Euro im Monat, ohne Vertrag mit Leistungsbeschreibung. Die externe IT-Leitung brachte in drei Monaten eine Leistungsbeschreibung, Reaktionszeiten, eine Liste aller gezahlten Lizenzen und einen Wartungsplan. Die Rechnung sank um etwa ein Fünftel, und zum ersten Mal wusste die Geschäftsführung, wofür sie zahlt.
| Prozess | Nutzen | Aufwand | Datenlage | Rang |
|---|---|---|---|---|
| Eingangsrechnungen prüfen | hoch | mittel | gut | 1 |
| Bestellungen aus E-Mails erfassen | hoch | gering | gut | 2 |
| Serviceberichte strukturieren | mittel | gering | mittel | 3 |
| Angebote aus Lastenheften | hoch | hoch | schwach | später |
| Kundenchatbot | gering | hoch | mittel | nein |
Kapitel 3
Was Sie vor dem Start klären sollten
Wem die IT-Leitung berichtet und welche Entscheidungen sie allein treffen darf. Welches Budget es gibt, oder dass es keines gibt und das die erste Aufgabe ist. Wie das Systemhaus eingebunden wird, damit es die Steuerung als Entlastung erlebt, nicht als Kontrolle. Und wie viel Tage im Monat realistisch sind; lieber mit zwei anfangen und anpassen.
Kapitel 4
Wie ein Einstieg aussieht
Erstgespräch, dann die IT-Bestandsaufnahme in zwei Wochen als Grundlage, dann der erste Monat mit zwei Tagen vor Ort: Bericht aufsetzen, Dienstleister kennenlernen, Budget erfassen. Ab dem zweiten Monat im Rhythmus, Kontingent quartalsweise angepasst, mit drei Monaten Frist kündbar. Alles, was entsteht, bleibt bei Ihnen, damit ein späterer interner IT-Leiter nicht bei null anfängt.
Häufige Fragen
Wie viel Zeit braucht externe IT-Leitung?
Ein bis vier Tage im Monat, je nach Größe und Projektlage. Ein Tag reicht für Budget, Dienstleister und Monatsbericht bei 30 Arbeitsplätzen; vier Tage, wenn ein ERP-Wechsel oder eine Übernahme ansteht. Das Kontingent wird quartalsweise angepasst.
Wie passt das zur Tätigkeit als IT-Leiter in der Industrie?
Es ist dieselbe Arbeit in kleinerem Rahmen, mit festen Zeitfenstern. Ich nehme so viele Mandate an, wie ich mit der zugesagten Verfügbarkeit erfüllen kann, und sage das im Erstgespräch offen. Interessenkonflikte mit meinem Arbeitgeber schließe ich vorher aus.
Was kostet externe IT-Leitung?
Ein festes Kontingent von einem bis vier Tagen im Monat, kalkuliert nach Umfang. Das Kontingent wird quartalsweise angepasst. Keine Stundenzettel-Überraschungen: Was über das Kontingent hinausgeht, wird vorher besprochen.
Nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Erzählen Sie es in 30 Minuten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob KI dort hilft und was der erste Schritt wäre.