In den meisten Unternehmen ist ChatGPT längst im Einsatz, nur weiß es niemand offiziell. Mitarbeitende nutzen private Konten, um E-Mails zu formulieren, Protokolle zusammenzufassen oder Excel-Formeln zu bauen. Das ist nachvollziehbar und zugleich das größte Datenschutzrisiko, das ein Mittelständler derzeit in Bezug auf KI hat. Die Lösung ist nicht das Verbot, sondern eine saubere Einführung: ein Geschäftstarif mit Vertrag, klare Regeln für Eingaben, eine kurze Schulung und die bewusste Entscheidung, ob ChatGPT überhaupt das richtige Werkzeug für Ihre Daten ist. Dieser Artikel führt durch diese Schritte. Er ersetzt keine Rechtsberatung; wo Datenschutzbeauftragter oder Fachanwalt gefragt sind, steht es dabei.
Schatten-KI ist das eigentliche Problem
Der Begriff Schatten-KI beschreibt die Nutzung von KI-Werkzeugen ohne Wissen und Freigabe des Unternehmens. Sie entsteht nicht aus bösem Willen, sondern aus Bequemlichkeit und Nutzen: Wer einmal erlebt hat, wie ein Sprachmodell einen Bericht in zwei Minuten zusammenfasst, möchte darauf nicht verzichten.
Ein Beispiel aus dem Vertrieb eines Dienstleisters mit rund 120 Mitarbeitenden: Ein Außendienstmitarbeiter erhält eine lange Beschwerde-E-Mail eines Kunden, kopiert sie vollständig in sein privates ChatGPT-Konto und lässt sich eine höfliche Antwort formulieren. Die E-Mail enthält Namen, Telefonnummer und Vertragsdetails des Kunden. Mit dem Einfügen hat er personenbezogene Daten an einen Anbieter in den USA übermittelt, ohne Vertrag, ohne Rechtsgrundlage, ohne Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis. Bei einem Verbrauchertarif können die Eingaben zudem standardmäßig für das Training der Modelle verwendet werden, sofern die Nutzer das nicht abgeschaltet haben.
Das Unternehmen erfährt davon in der Regel erst, wenn etwas schiefgeht, etwa wenn ein Kunde nachfragt, ob seine Daten in ein KI-System eingegeben wurden. Das ist kein hypothetisches Risiko: Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Industriekunden enthalten zunehmend Klauseln, die den Einsatz externer KI-Dienste untersagen oder an Bedingungen knüpfen.
Ein Verbot per Rundmail ändert daran wenig. Es verlagert die Nutzung aufs private Handy. Die wirksame Antwort ist eine freigegebene, bequeme Alternative, verbunden mit klaren Regeln.
Privatkonto, Business-Tarif oder API: Was ist der Unterschied?
OpenAI bietet ChatGPT in mehreren Varianten an, die sich für den Datenschutz grundlegend unterscheiden. Die Namen und Konditionen ändern sich gelegentlich; die Logik dahinter bleibt stabil.
| Variante | Vertragspartner | Training mit Ihren Daten | AVV verfügbar | Verwaltung |
|---|---|---|---|---|
| Free, Plus, Pro | Die einzelne Person (Verbraucher) | Standardmäßig ja, abschaltbar durch den Nutzer | Nein | Keine |
| Team | Das Unternehmen | Nein | Ja | Zentrale Nutzerverwaltung |
| Enterprise | Das Unternehmen | Nein | Ja | Single Sign-on, Protokolle, Datenspeicherung in der EU wählbar |
| API | Das Unternehmen | Nein | Ja | Eigene Anwendungen, Abrechnung nach Nutzung |
Die Abkürzung AVV steht für Auftragsverarbeitungsvertrag, den Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, der regeln muss, was ein Dienstleister mit personenbezogenen Daten in Ihrem Auftrag tun darf. Ohne diesen Vertrag ist die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Dienstleister unzulässig. Für Verbrauchertarife gibt es ihn nicht, weil der Vertragspartner die Privatperson ist, nicht Ihr Unternehmen.
Für den dienstlichen Einsatz bleiben also Team, Enterprise oder die API. Team ist für kleinere Gruppen gedacht und schnell eingerichtet. Enterprise lohnt sich ab einer größeren Nutzerzahl und wenn Sie Protokolle, Single Sign-on und die Speicherung in Europa brauchen. Die API ist die richtige Wahl, wenn Sie ChatGPT nicht als Chatfenster, sondern als Baustein in eigenen Anwendungen einsetzen wollen, etwa in einem Assistenten für den Posteingang oder einer Suche über das Firmenwissen. Mehr dazu im Artikel RAG einfach erklärt.
Prüfen Sie beim Vertragsschluss drei Dinge: Wer ist der Vertragspartner für Kunden in der EU, in welchem Land werden die Daten gespeichert und verarbeitet, und auf welcher Grundlage erfolgt eine Übermittlung in die USA, etwa das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Diese Angaben gehören ins Verarbeitungsverzeichnis. Ihr Datenschutzbeauftragter sollte den Vertrag vor Unterschrift sehen.
Welche Daten dürfen in einen Prompt?
Mit Geschäftstarif und Vertrag ist die Grundlage gelegt. Damit ist aber nicht jede Eingabe erlaubt. Die DSGVO verlangt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten einen Zweck und eine Rechtsgrundlage, und sie verlangt Datensparsamkeit. Für die Praxis hat sich eine dreistufige Einteilung bewährt, die sich in einer Nutzungsrichtlinie gut vermitteln lässt.
Die erste Stufe sind Daten, die ohne Weiteres eingegeben werden dürfen: öffentliche Informationen, allgemeine Fachfragen, Texte ohne Personenbezug, eigene Entwürfe. Hier gibt es keine Einschränkung.
Die zweite Stufe sind Daten, die eingegeben werden dürfen, wenn die Aufgabe es erfordert: geschäftliche Kontaktdaten, Inhalte von Kunden-E-Mails, interne Dokumente ohne besondere Vertraulichkeit. Die Regel lautet: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Wer eine Antwort auf eine Beschwerde formulieren lassen will, braucht den Sachverhalt, aber nicht die Telefonnummer des Kunden.
Die dritte Stufe sind Daten, die nicht eingegeben werden dürfen: Gesundheitsdaten, Daten aus Personalakten, Gehaltsinformationen, Zugangsdaten, Konstruktionsdaten und Quellcode mit Geschäftsgeheimnischarakter, sowie alles, was unter eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit Kunden oder Partnern fällt, die den Einsatz externer Dienstleister nicht deckt.
Das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen verlangt zudem angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen, damit ein Geheimnis überhaupt geschützt ist. Wer Konstruktionsunterlagen in ein externes KI-System lädt, ohne das vertraglich geregelt zu haben, riskiert diesen Schutz.
Was in eine Nutzungsrichtlinie gehört
Eine Nutzungsrichtlinie für KI-Werkzeuge muss nicht lang sein. Zwei bis drei Seiten, verständlich geschrieben, erreichen mehr als ein zwanzigseitiges Dokument, das niemand liest. Folgende Punkte sollten enthalten sein.
Welche Werkzeuge freigegeben sind und über welche Konten sie zu nutzen sind. Private Konten für dienstliche Zwecke werden ausdrücklich ausgeschlossen.
Welche Daten eingegeben werden dürfen, nach den drei Stufen oben, mit konkreten Beispielen aus dem eigenen Haus.
Wie mit Ergebnissen umzugehen ist: Sprachmodelle erfinden Fakten, Quellen und Zahlen. Jedes Ergebnis, das nach außen geht oder eine Entscheidung stützt, wird von einem Menschen geprüft. Wer ein Ergebnis verwendet, ist dafür verantwortlich.
Wie neue Werkzeuge eingeführt werden: Wer sie anmelden muss, wer sie prüft, wie lange das dauert. Das verhindert die nächste Welle Schatten-KI.
Welche Rolle die Protokolle spielen: Dass Nutzungsdaten anfallen, wer sie sehen darf und wozu. Hier liegt der Anknüpfungspunkt für den Betriebsrat.
An wen man sich bei Fragen wendet. Ein benannter Ansprechpartner, der innerhalb eines Tages antwortet, ist wertvoller als jede Regel.
Die Richtlinie sollte mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt und, wo ein Betriebsrat besteht, als Betriebsvereinbarung ausgestaltet werden. Das Mitbestimmungsrecht nach dem Betriebsverfassungsgesetz bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, greift bei Geschäftstarifen mit Nutzungsprotokollen häufig. Ob und wie, beurteilt am besten ein Fachanwalt für Arbeitsrecht. Zugleich erfüllt eine Schulung zur Richtlinie die Pflicht zur KI-Kompetenz aus dem EU AI Act; was dort sonst noch gilt, beschreibt der Artikel EU AI Act: Was Mittelständler jetzt tun müssen.
Alternativen mit Hosting in Europa
ChatGPT ist nicht die einzige Option, und für manche Daten nicht die beste. Je nach Datenart, vorhandener IT und Budget kommen drei Gruppen von Alternativen in Betracht.
Die erste Gruppe sind US-Modelle mit europäischer Verarbeitung. Microsoft bietet Copilot als Teil von Microsoft 365 an; die Daten werden im Rahmen der bestehenden Verträge verarbeitet, für EU-Kunden innerhalb der EU. Die Modelle von OpenAI sind außerdem über Microsoft Azure in europäischen Rechenzentren verfügbar, ohne dass Daten an OpenAI selbst fließen. Für Unternehmen, die ohnehin Microsoft 365 nutzen, ist das oft der Weg des geringsten Widerstands, weil Vertrag und Verarbeitungsverzeichnis bereits existieren.
Die zweite Gruppe sind europäische Anbieter. Mistral aus Frankreich stellt eigene Modelle über eine API und als Chat-Anwendung bereit. Daneben gibt es deutsche Anbieter, die Sprachmodelle in eigenen Rechenzentren betreiben. Die Leistungsfähigkeit ist für die meisten Büroaufgaben ausreichend; bei anspruchsvollen Aufgaben lohnt ein Vergleich mit konkreten Beispielen aus Ihrem Alltag.
Die dritte Gruppe sind offene Modelle im eigenen Betrieb. Modelle mit frei verfügbaren Gewichten, etwa von Meta, Mistral oder Alibaba, lassen sich bei einem deutschen Hoster oder auf eigener Hardware betreiben. Dann verlassen die Daten Ihre Kontrolle nicht. Der Preis dafür ist Betriebsaufwand: Jemand muss das System aktuell halten, überwachen und bei Problemen eingreifen. Für ein Unternehmen mit 80 Mitarbeitenden und einer zweiköpfigen IT ist das meist zu viel; für ein Unternehmen mit 600 Mitarbeitenden und sensiblen Konstruktionsdaten kann es die richtige Wahl sein. Wenn Sie diesen Weg erwägen, gehört die Frage nach Betreuung und Betrieb von Anfang an auf den Tisch.
Die Entscheidung zwischen diesen Optionen ist keine rein technische. Sie hängt davon ab, welche Daten Sie verarbeiten, welche Verträge mit Kunden bestehen und wie viel Betrieb Sie sich zutrauen. Diese Abwägung ist ein typischer Bestandteil einer KI-Beratung vor der Einführung.
So läuft die Einführung in sechs Schritten
Für ein Unternehmen mit 50 bis 300 Mitarbeitenden hat sich folgender Ablauf bewährt. Er dauert vier bis acht Wochen, wobei der längste Posten die Abstimmung ist, nicht die Technik.
Erstens: Bestandsaufnahme. Fragen Sie offen und ohne Vorwurf, wer welche KI-Werkzeuge heute nutzt und wofür. Die Antworten zeigen, welche Aufgaben den größten Bedarf haben, und bilden die Grundlage für die Beispiele in der Richtlinie.
Zweitens: Werkzeug und Tarif wählen. Entscheiden Sie anhand der Daten und der vorhandenen IT, ob es ChatGPT im Geschäftstarif, Copilot oder eine Alternative wird. Schließen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag und tragen Sie die Verarbeitung ins Verzeichnis ein.
Drittens: Nutzungsrichtlinie schreiben und abstimmen. Datenschutzbeauftragter, gegebenenfalls Betriebsrat, Geschäftsführung. Halten Sie sie kurz.
Viertens: Pilotgruppe. Schalten Sie zehn bis zwanzig Personen aus verschiedenen Abteilungen frei, die den Bedarf haben und bereit sind, Rückmeldung zu geben. Sammeln Sie zwei Wochen lang, was funktioniert und wo Unklarheit herrscht.
Fünftens: Schulung. Ein 90-minütiges Format reicht für die Grundlagen: Funktionsweise, Grenzen, die drei Datenstufen, die Richtlinie, konkrete Beispiele aus dem Haus. Dokumentieren Sie Teilnahme und Inhalt. Ein Workshop mit Prompting-Übungen für die Fachabteilungen steigert den Nutzen erheblich, ist aber nicht Voraussetzung.
Sechstens: Freischaltung in Wellen und ein Ansprechpartner, der Fragen beantwortet und die Richtlinie bei Bedarf anpasst. Prüfen Sie nach drei Monaten, wie viele Personen das Werkzeug tatsächlich nutzen und wofür. Diese Auswertung zeigt, welche Aufgaben sich für eine tiefere Automatisierung eignen.
Fazit
Die datenschutzkonforme Einführung von ChatGPT ist weniger eine juristische als eine organisatorische Aufgabe. Ein Geschäftstarif mit Vertrag, eine kurze und verständliche Richtlinie, eine dokumentierte Schulung und ein Ansprechpartner lösen den größten Teil des Problems. Die Alternative, nämlich nichts zu tun und die Nutzung privater Konten zu dulden, ist die einzige Option, die Sie sich nicht leisten sollten.