Die Frage nach den Kosten ist die erste, die Geschäftsführer stellen, und die, auf die Berater am ungernsten antworten. Das hat einen nachvollziehbaren Grund: Der Preis hängt davon ab, was Sie brauchen, und das ist vor dem ersten Gespräch oft unklar. Trotzdem lässt sich die Frage ehrlicher beantworten, als es die meisten Websites tun. Dieser Artikel erklärt die drei gängigen Preismodelle, nennt die Größenordnungen für typische Leistungen, zeigt, was den Preis nach oben oder unten treibt, und benennt die Kosten, die in keinem Angebot stehen. Alle Beträge sind Nettopreise; dieselben Preisanker stehen auf unseren Leistungsseiten.
Drei Preismodelle und wofür sie sich eignen
KI-Beratung wird in der Regel auf eine von drei Arten abgerechnet. Jedes Modell hat einen Bereich, in dem es ehrlich ist, und einen, in dem es Ihnen schadet.
Tagessatz
Der Berater stellt die tatsächlich geleisteten Tage in Rechnung. Das ist transparent, solange der Umfang offen ist und beide Seiten das wissen. Es wird problematisch, wenn der Berater den Umfang bestimmt, den Sie bezahlen. Ein Tagessatz ohne Budgetobergrenze und ohne definiertes Ergebnis ist ein Blankoscheck.
Geeignet für: Begleitung über längere Zeit, Sparring für die Geschäftsführung, Projekte mit unklarem Ziel in der Anfangsphase.
Typische Spanne: 1.100 bis 2.000 Euro netto für spezialisierte Einzelberater, abhängig von Erfahrung und Spezialisierung. Agenturen liegen eher bei 1.500 bis 2.500 Euro, große Beratungshäuser darüber. Wichtiger als der Satz ist die Zahl der Tage, die ein Berater für ein Ergebnis braucht. Wer Schnittstellen und ERP-Systeme aus dem eigenen Betrieb kennt, braucht für eine Potenzialanalyse weniger Tage als jemand, der sich erst einarbeiten muss.
Festpreis
Ein definiertes Ergebnis zu einem festen Preis. Das Risiko liegt beim Berater, weshalb er den Umfang sauber beschreiben muss. Für Sie ist das die sicherste Form, sofern das Ergebnis klar genug ist, dass Sie am Ende prüfen können, ob es geliefert wurde.
Geeignet für: Potenzialanalyse, Workshops, Automatisierung eines abgegrenzten Prozesses, Einordnung nach EU AI Act.
Vorsicht bei: Festpreisen für Vorhaben, deren Umfang niemand kennt. Entweder ist der Preis so hoch kalkuliert, dass er jedes Risiko abdeckt, oder das Projekt endet in Nachträgen.
Pakete
Gebündelte Leistungen mit festem Umfang, etwa „Potenzialanalyse in drei Wochen“ oder „Betreuung mit zehn Stunden pro Monat“. Pakete machen Leistungen vergleichbar und senken die Hürde für den Einstieg. Sie passen, wenn Ihr Bedarf dem Standardfall entspricht, und passen nicht, wenn Sie etwas Spezielles brauchen.
Geeignet für: den Einstieg, wiederkehrende Leistungen wie Betreuung und Schulung.
Was typische Leistungen kosten
Die folgende Übersicht nennt Größenordnungen für Leistungen, wie sie in Unternehmen zwischen 50 und 1.000 Mitarbeitenden üblich sind. Die Beträge sind Nettopreise und entsprechen den Preisankern auf den Leistungsseiten. Wo eine Spanne steht, entscheiden Umfang und Systemlandschaft, wo Ihr Projekt landet.
| Leistung | Umfang | Dauer | Preismodell | Größenordnung (netto) |
|---|---|---|---|---|
| KI-Kickoff für die Geschäftsführung | Halbtägiger Workshop, Einordnung, erste Kandidatenliste | ein halber Tag | Festpreis | 1.490 € |
| Team-Workshop oder Prompting-Schulung | Ein Tag mit Beispielen aus Ihrem Alltag, dokumentiert | ein Tag | Festpreis pro Tag | ab 2.490 € pro Tag |
| Potenzialanalyse und Priorisierung | Prozesse aufnehmen, Anwendungsfälle bewerten, Umsetzungsplan mit Budgetrahmen | 2 bis 4 Wochen | Festpreis | 4.900 bis 9.900 € |
| Automatisierung eines Prozesses | Aufbau, Anbindung an ERP oder Postfach, Test, Einführung | 4 bis 8 Wochen | Festpreis oder Tagessatz mit Obergrenze | 7.900 bis 25.000 € |
| Assistent auf Firmenwissen | Datenquellen anbinden, Berechtigungen, Pilot, Einführung | 6 bis 12 Wochen | Festpreis oder Tagessatz mit Obergrenze | 14.900 bis 40.000 € |
| Betreuung und Betrieb | Monitoring, Weiterentwicklung, feste Reaktionszeiten | monatlich | Paket | 590 bis 1.690 € pro Monat |
Zwei Dinge fallen an dieser Tabelle auf. Erstens liegt der größte Sprung zwischen Beratung und Umsetzung: Eine Analyse kostet einen Bruchteil dessen, was die Umsetzung kostet, und sie verhindert, dass die Umsetzung am falschen Prozess ansetzt. Zweitens ist die Betreuung der Posten, der am häufigsten weggelassen wird und am häufigsten fehlt, wenn nach sechs Monaten ein neues Modell erscheint oder das ERP ein Update bekommt.
Was den Preis nach oben oder unten treibt
Zwei Unternehmen mit derselben Mitarbeiterzahl und demselben Prozess können für die Automatisierung sehr unterschiedliche Angebote bekommen. Fünf Faktoren erklären den Unterschied.
Der Zustand der Daten. Wenn Bestellungen, Artikel und Kunden im ERP sauber gepflegt sind, ist der Abgleich schnell gebaut. Wenn nicht, geht ein Teil des Budgets in Datenbereinigung, die eigentlich nichts mit KI zu tun hat.
Die Schnittstellen. Ein ERP mit dokumentierter Schnittstelle lässt sich in Tagen anbinden. Ein System ohne Schnittstelle, bei dem Daten über Exporte oder Bildschirmauslesen geholt werden müssen, verdoppelt den Aufwand und macht den Betrieb anfällig.
Die Zahl der beteiligten Abteilungen. Ein Prozess, der in einer Abteilung beginnt und endet, braucht eine Ansprechperson. Ein Prozess über Vertrieb, Lager und Buchhaltung braucht drei, und die Abstimmung kostet Zeit auf beiden Seiten.
Die Anforderungen an Datenschutz und Hosting. Ein Sprachmodell über eine Standard-API ist in einer Stunde angebunden. Ein Modell, das aus Vertraulichkeitsgründen bei einem deutschen Hoster oder im eigenen Rechenzentrum laufen muss, braucht Infrastruktur, Konfiguration und Betrieb.
Die Entscheidungsgeschwindigkeit. Das klingt weich, ist aber der häufigste Grund für Mehrkosten. Ein Projekt, in dem Fragen innerhalb eines Tages beantwortet werden, ist in sechs Wochen fertig. Dasselbe Projekt mit zweiwöchigen Abstimmungsrunden dauert vier Monate, und bei Tagessatz kostet jede Woche Wartezeit Geld.
Ein Beispiel: Zwei Angebote für denselben Prozess
Ein Handwerksbetrieb im Bereich Gebäudetechnik mit 90 Mitarbeitenden möchte die Erfassung von Eingangsrechnungen automatisieren. Zwei Angebote liegen auf dem Tisch.
Das erste Angebot nennt einen niedrigen Festpreis für die Einrichtung einer Rechnungserkennung. Es umfasst das Auslesen der Rechnungen und die Übergabe als Datei. Die Anbindung ans ERP, die Prüfung gegen Bestellungen und die Einführung in der Buchhaltung sind nicht enthalten. Lizenzkosten für das Erkennungswerkzeug fallen zusätzlich pro Seite an.
Das zweite Angebot ist etwa doppelt so teuer. Es umfasst die Aufnahme des Ist-Prozesses mit der Buchhaltung, das Auslesen, den Abgleich mit Bestellungen im ERP, einen Freigabeschritt, einen Testlauf mit 200 echten Rechnungen und zwei Wochen Begleitung nach dem Start. Lizenzkosten sind mit einer Schätzung pro Monat ausgewiesen.
Der Geschäftsführer rechnet nach: Die Buchhalterin verbringt heute rund drei Stunden am Tag mit Rechnungen. Das erste Angebot hätte ihr die Hälfte davon erspart, denn den Abgleich und die Buchung hätte sie weiterhin von Hand gemacht. Das zweite Angebot erspart ihr gut zwei Stunden am Tag. Auf das Jahr gerechnet holt das zweite Angebot seinen Mehrpreis in wenigen Monaten herein, das erste hätte eine halbe Lösung geliefert, die nach einem Jahr durch eine ganze ersetzt worden wäre.
Die Lehre daraus: Vergleichen Sie nicht den Preis, sondern den Zustand nach dem Projekt. Fragen Sie bei jedem Angebot, was die Buchhalterin am Tag nach dem Go-live noch von Hand macht.
Die versteckten Kosten
In keinem Angebot für Beratung stehen die Kosten, die ein KI-Projekt tatsächlich teuer machen können. Vier Posten sollten Sie vor der Entscheidung beziffern.
Lizenzen und Nutzungsgebühren. Sprachmodelle werden nach verarbeiteter Textmenge abgerechnet, Chat-Werkzeuge pro Nutzer und Monat, Erkennungswerkzeuge pro Dokument. Für einen Prozess mit 2.000 Dokumenten im Monat sind das überschaubare Beträge; für einen Assistenten, den 300 Mitarbeitende täglich nutzen, ist es ein relevanter Posten. Lassen Sie sich die laufenden Kosten für Ihr Volumen schätzen, bevor Sie beauftragen.
Betrieb und Wartung. Ein System, das produktiv läuft, braucht jemanden, der Fehler bemerkt, Modelle aktualisiert und Änderungen am ERP nachzieht. Das kann Ihre IT sein, wenn sie Zeit und Wissen hat, oder ein Betreuungspaket. Ohne beides steht das System nach dem ersten ERP-Update still, und niemand weiß warum.
Schnittstellen und Zusatzlizenzen. Manche ERP-Hersteller verlangen eine Lizenz für den Schnittstellenzugang oder berechnen Beratungstage für die Freischaltung. Das ist vor dem Projekt zu klären, nicht währenddessen.
Die interne Zeit. Der größte und am häufigsten übersehene Posten. Ein Projekt zur Prozessautomatisierung braucht die Fachabteilung für zwei bis vier Stunden pro Woche und die IT für Zugänge, Freigaben und Tests. Für ein Projekt über acht Wochen sind das 40 bis 60 Stunden interner Zeit. Wer diese Zeit nicht einplant, verlängert das Projekt oder bekommt ein Ergebnis, das an der Praxis vorbeigeht.
Wann sich Beratung nicht lohnt
Ein seriöser Berater sagt Ihnen im Erstgespräch, wenn Sie ihn nicht brauchen. Vier Situationen, in denen das der Fall ist.
Sie wissen schon, welchen Prozess Sie angehen wollen, und Ihre IT kennt Schnittstellen und Sprachmodelle. Dann brauchen Sie keine Analyse, sondern höchstens Umsetzungskapazität oder einen Blick von außen auf den Zuschnitt. Ein halbtägiger Workshop reicht.
Der Prozess ist zu selten. Eine Aufgabe, die zehnmal im Jahr vorkommt und jedes Mal eine Stunde dauert, kostet im Jahr zehn Stunden. Keine Automatisierung der Welt amortisiert sich dafür. Der Artikel Prozessautomatisierung: 10 Prozesse, die sich fast immer lohnen zeigt, welche Häufigkeit nötig ist.
Die Daten sind nicht da. Wenn Bestellungen nicht im ERP erfasst werden und Angebote in persönlichen Ordnern liegen, ist der erste Schritt Datenpflege und Ablagedisziplin. Das ist eine organisatorische Aufgabe, für die Sie keine KI-Beratung brauchen. Die Beratung kommt danach.
Sie suchen jemanden, der Ihnen ein Werkzeug verkauft. Wer schon entschieden hat, dass es Copilot oder ein bestimmtes Chat-Werkzeug wird, braucht eine Einführung und eine Nutzungsrichtlinie, keine Potenzialanalyse. Wie das aussieht, beschreibt der Artikel ChatGPT im Unternehmen datenschutzkonform einführen.
Woran Sie ein faires Angebot erkennen
Zum Schluss fünf Merkmale, an denen Sie ein Angebot erkennen, das hält, was es verspricht.
Das Ergebnis ist beschrieben, nicht die Tätigkeit. „Potenzialanalyse mit fünf priorisierten Anwendungsfällen, Aufwandsschätzung und Umsetzungsplan“ ist prüfbar. „Beratung zur KI-Strategie“ ist es nicht.
Die laufenden Kosten sind ausgewiesen, zumindest als Schätzung für Ihr Volumen.
Der interne Aufwand ist benannt. Ein Angebot, das keine Stunden von Ihrer Seite verlangt, verschweigt sie.
Es gibt einen Freigabeschritt und eine Phase nach dem Go-live. Ein Projekt, das mit der Übergabe endet, lässt Sie mit den ersten Fehlern allein.
Der Berater hat Ihnen etwas abgeraten. Wer im Erstgespräch nur Zustimmung äußert, verkauft. Wer einen Ihrer Wünsche als zu groß oder zu früh einordnet, berät.
Wenn Sie noch unsicher sind, ob Ihr Unternehmen für ein erstes Projekt bereit ist, liefert der KI-Readiness-Check eine Einordnung in wenigen Minuten. Für die Frage, wo Sie überhaupt anfangen sollten, hilft der Artikel KI im Mittelstand: Wo anfangen?.