AI-Act-Paket: Richtlinie, Verzeichnis, Nachweis
Das AI-Act-Paket bringt in zwei Wochen Ordnung in Ihren KI-Einsatz: eine Nutzungsrichtlinie, ein Verzeichnis der KI-Systeme mit Risikoeinordnung, Rollen und Freigabewege sowie ein Schulungskonzept mit Nachweis zur KI-Kompetenz. Nicht alles davon schreibt die Verordnung vor, aber damit klären Sie, welche Pflichten für Sie gelten, und können das belegen. Abgestimmt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ohne Rechtsberatung zu ersetzen.
Kostenloses Erstgespräch (30 Min.)- Zeitrahmen
- 2 Wochen
- Preis
- Individuell
- für Ihren Betrieb kalkuliert, nach dem Erstgespräch
Worum es geht
AI-Act-Paket auf einen Blick
Welche Pflichten aus der KI-Verordnung für Sie gelten, können Sie nur sagen, wenn Sie Ihren KI-Einsatz kennen: welche Systeme laufen, wofür, und wer dafür verantwortlich ist. Maßnahmen zur KI-Kompetenz sind seit Februar 2025 für jeden Betreiber Pflicht, unabhängig von der Risikoklasse. Das AI-Act-Paket schafft diese Übersicht und die Regeln dazu, in zwei Wochen und zum Festpreis.
| Dauer | 2 Wochen |
|---|---|
| Preis | Für Ihren Betrieb kalkuliert, nach dem Erstgespräch |
| Ihr Aufwand | 2 Stunden Geschäftsführung, 1 Stunde je Abteilung mit KI-Einsatz |
| Format | Remote, Abschlussgespräch vor Ort oder per Video |
| Für wen | Unternehmen, die KI im Einsatz haben oder einführen und klären wollen, welche Pflichten der KI-Verordnung für sie gelten |
| Ergebnis | Richtlinie, Systemverzeichnis, Rollenmodell, Schulungskonzept mit Nachweis |
Kapitel 1
Was die Verordnung von Betreibern verlangt
Die Verordnung unterscheidet Anbieter, die KI-Systeme entwickeln, von Betreibern, die sie einsetzen. Ein Mittelständler, der einen Assistenten für die Auftragserfassung nutzt oder seinen Mitarbeitenden ChatGPT freigibt, ist Betreiber. Für ihn gelten vier Dinge: verbotene Praktiken ausschließen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ergreifen, bei bestimmten Anwendungen Transparenz gegenüber Betroffenen herstellen, und bei Hochrisiko-Anwendungen wie der Bewerberauswahl umfangreiche Dokumentations- und Kontrollpflichten erfüllen. Welche Stufe gilt, hängt nicht vom Werkzeug ab, sondern vom Einsatzzweck; der Artikel EU AI Act: Was Mittelständler jetzt tun müssen geht die Stufen durch.
Für Anwendungen mit geringem Risiko schreibt die Verordnung weder eine Richtlinie noch ein Verzeichnis vor. Das Paket geht bewusst darüber hinaus, weil sich ohne Übersicht nicht beantworten lässt, welche Pflichten gelten.
| Baustein | Was die Verordnung dazu sagt | Warum er sich lohnt |
|---|---|---|
| Schulungskonzept | Maßnahmen zur KI-Kompetenz sind Pflicht, ein bestimmtes Format nicht | Sie können zeigen, was Sie getan haben |
| Systemverzeichnis | Bei geringem Risiko nicht vorgeschrieben | Grundlage der Risikoeinordnung, Antwort auf Fragen von Großkunden |
| Nutzungsrichtlinie | Nicht vorgeschrieben | Klare Regeln, auch für den Datenschutz |
| Rollen und Freigabeweg | Bei Hochrisiko-Anwendungen ist kompetente menschliche Aufsicht Pflicht | Neue Anwendungen werden vor dem Einsatz eingeordnet |
Kapitel 2
Was im Paket entsteht
Vier Dokumente und ein Verfahren. Die Nutzungsrichtlinie sagt auf zwei Seiten, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen und wer bei Fragen hilft. Das Systemverzeichnis listet jede KI-Anwendung mit Zweck, Daten, Anbieter, Risikoklasse und Begründung; damit beantworten Sie Nachfragen von Großkunden oder einer Aufsichtsbehörde. Das Rollenmodell klärt, wer betreibt, wer entscheidet, wer prüft und wer dokumentiert, damit die Verantwortung nicht bei „der IT“ landet. Das Schulungskonzept unterscheidet nach Rolle und enthält die Nachweisvorlage: Datum, Inhalt, Teilnehmer. Der Freigabeweg sorgt dafür, dass neue Anwendungen vor dem Einsatz eingetragen werden und das Verzeichnis nicht nach drei Monaten veraltet ist.
Alle Unterlagen kommen als bearbeitbare Dokumente in Ihrem Format, nicht als PDF-Vorlage mit Lücken. Sie sind in der Sprache Ihres Betriebs geschrieben und so kurz, dass sie gelesen werden.
Kapitel 3
Warum die Abstimmung dazugehört
Ich bin kein Anwalt und berate nicht rechtlich. Deshalb gehört die Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kanzlei zum Paket: Die Entwürfe gehen dorthin, Anmerkungen werden eingearbeitet, und im Protokoll steht, was warum entschieden wurde. Das schützt Sie doppelt: Die Unterlagen sind rechtlich geprüft, und Sie können später nachvollziehen, auf welcher Grundlage eine Einordnung getroffen wurde.
Kapitel 4
Ein Rechenbeispiel
Ein Großhändler mit 90 Mitarbeitenden hatte drei KI-Anwendungen im Einsatz: einen Assistenten für die Auftragserfassung, Microsoft Copilot für alle Büroarbeitsplätze und ein Übersetzungswerkzeug im Export. Keine davon war dokumentiert, eine Schulung hatte es nicht gegeben. Im Paket entstand ein Verzeichnis mit drei Einträgen, alle in der untersten Risikostufe, eine Richtlinie, die den Export-Übersetzer auf ein Firmenkonto umstellte, und ein Schulungskonzept mit zwei Stufen: 90 Minuten für alle, ein halber Tag für den Innendienst, der mit dem Assistenten arbeitet. Der Datenschutzbeauftragte prüfte die Entwürfe in einer Stunde, die Geschäftsführung unterschrieb am Tag zehn. Als ein Großkunde im Lieferantenfragebogen nach dem Umgang mit KI fragte, lag die Antwort bereit.
Kapitel 5
Für wen das AI-Act-Paket gedacht ist
Für Unternehmen, die KI einsetzen oder gerade einführen und klären wollen, welche Pflichten der Verordnung für sie gelten, ohne dafür eine Kanzlei wochenlang zu beschäftigen. Wer noch nicht weiß, was im Haus genutzt wird, beginnt mit der KI-Bestandsaufnahme. Wer die Mitarbeitenden schulen will, kombiniert das Paket mit einem Workshop; der Schulungsnachweis entsteht dann gleich mit.
Vorgehen
So läuft die AI-Act-Paket ab
01 · Woche 1, Tag 1 bis 3
Bestand und Pflichten klären
Welche KI-Anwendungen laufen oder sind geplant, wer nutzt sie, welche Daten gehen hinein. Liegt eine Bestandsaufnahme vor, ist dieser Schritt in einer Stunde erledigt. Jede Anwendung bekommt eine Risikoklasse nach der Verordnung.
Ihr Aufwand 2 Stunden Geschäftsführung, 1 Stunde je Abteilung mit KI-Einsatz
02 · Woche 1 bis 2
Unterlagen aufsetzen
Richtlinie, Verzeichnis, Rollenmodell und Freigabeweg entstehen auf Basis des Bestands, nicht aus einer Vorlage. Das Schulungskonzept unterscheidet nach Rolle: Wer nur ein Werkzeug nutzt, braucht etwas anderes als wer Entscheidungen auf KI-Vorschläge stützt.
Ihr Aufwand Keiner, Rückfragen per E-Mail
03 · Woche 2
Abstimmung
Die Entwürfe gehen an die Stellen, die sie rechtlich prüfen müssen. Ich arbeite die Anmerkungen ein und halte fest, was warum entschieden wurde.
Ihr Aufwand 1 Stunde mit Datenschutzbeauftragtem oder Kanzlei, 30 Minuten Betriebsrat
04 · Woche 2, letzter Tag
Übergabe
Sie bekommen alle Unterlagen als bearbeitbare Dokumente, eine Checkliste für die Einführung und den Termin, zu dem das Verzeichnis das nächste Mal durchgesehen werden sollte.
Ihr Aufwand 1 Stunde Geschäftsführung
Ergebnis
Das haben Sie am Ende in der Hand
Was enthalten ist
- Nutzungsrichtlinie für KI-Werkzeuge, abgestimmt auf Ihren Betrieb
- Verzeichnis der eingesetzten KI-Systeme mit Risikoeinordnung
- Rollen, Verantwortliche und Freigabewege
- Schulungskonzept und Nachweis der KI-Kompetenz nach Artikel 4
- 01Nutzungsrichtlinie für KI-Werkzeuge: erlaubte Werkzeuge, erlaubte Daten, Freigaben, Ansprechpartner
- 02Verzeichnis der eingesetzten und geplanten KI-Systeme mit Risikoklasse und Begründung
- 03Rollenmodell: wer betreibt, wer entscheidet, wer prüft, wer dokumentiert
- 04Freigabeweg für neue KI-Anwendungen, damit das Verzeichnis aktuell bleibt
- 05Schulungskonzept nach Rolle mit Nachweisvorlage für die KI-Kompetenz nach Artikel 4
- 06Abstimmungsrunde mit Datenschutzbeauftragtem oder Kanzlei, Protokoll inklusive
Investition
Ihr Preis, für Ihren Betrieb kalkuliert
Festpreis nach dem Erstgespräch, abhängig von Umfang und Systemlandschaft. Keine Tagessätze ohne Ende, keine Überraschungen in der Rechnung.
Dazu sage ich zu
- Alle Unterlagen als bearbeitbare Dokumente, nicht als PDF-Vorlage
- Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kanzlei inklusive
- Kostenlose Aktualisierung des Verzeichnisses für jede Anwendung, die ich innerhalb eines Jahres mit Ihnen einführe
- Keine Rechtsberatung: Ich ordne ein und dokumentiere; die rechtliche Prüfung bleibt bei Jurist oder Datenschutzbeauftragtem
Fragen zur AI-Act-Paket
Gilt die KI-Verordnung überhaupt für uns?
Wenn Sie KI-Systeme einsetzen, ja, als sogenannter Betreiber. Für die meisten Anwendungen im Mittelstand sind die Pflichten überschaubar, aber sie gelten: seit Februar 2025 die Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden und das Verbot bestimmter Praktiken, seit August 2026 Transparenzpflichten. Mehr dazu im Artikel zum EU AI Act.
Ist das Rechtsberatung?
Nein. Ich ordne Ihre Anwendungen ein, dokumentiere und bereite die Unterlagen vor; die rechtliche Prüfung bleibt bei Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Kanzlei. Diese Abstimmung ist Teil des Pakets, die Kosten der Kanzlei nicht.
Was ist der Unterschied zur Bestandsaufnahme?
Die Bestandsaufnahme findet heraus, was im Haus genutzt wird. Das AI-Act-Paket macht daraus Richtlinie, Verzeichnis, Rollen und Schulungskonzept. Wer die Bestandsaufnahme gemacht hat, spart im Paket den ersten Schritt, und der Preis wird angerechnet.
Brauchen wir das auch, wenn wir nur ChatGPT nutzen?
Vorgeschrieben ist das Paket nicht, sinnvoll ist es in kleiner Form trotzdem. ChatGPT im Browser ist ein KI-System, das Ihre Mitarbeitenden bedienen. Maßnahmen zur KI-Kompetenz sind deshalb Pflicht, und eine Richtlinie, welche Daten hinein dürfen, brauchen Sie schon aus Datenschutzgründen. Das Paket ist dann in einer Woche erledigt.
Wie bleibt das Verzeichnis aktuell?
Über den Freigabeweg: Jede neue KI-Anwendung wird vor dem Einsatz eingetragen und eingeordnet. Anwendungen, die ich innerhalb eines Jahres mit Ihnen einführe, trage ich kostenlos nach.
Was kostet das AI-Act-Paket?
Der Festpreis richtet sich nach Unternehmensgröße und Zahl der KI-Anwendungen, Sie bekommen ihn nach dem Erstgespräch. Als Add-on zu einem Workshop oder einer Implementierung läuft die Bestandsklärung in einem Termin mit.
Nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Erzählen Sie es in 30 Minuten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob KI dort hilft und was der erste Schritt wäre.