Microsoft 365 und Arbeitsplatz: eingerichtet, abgesichert, verwaltet
Microsoft 365 und Arbeitsplatz heißt: Postfächer, Teams, SharePoint, OneDrive und die Geräte Ihrer Mitarbeitenden werden einmal sauber aufgesetzt, gegen die üblichen Angriffe abgesichert und danach laufend verwaltet, inklusive Ein- und Austritten, Berechtigungen und Lizenzen. Einrichtung zum Festpreis, Betrieb als Monatspauschale je Nutzer.
Worum es geht
Microsoft 365 und Arbeitsplatz auf einen Blick
Microsoft 365 ist in den meisten Betrieben da, aber selten eingerichtet. Es wurde mit den Postfächern begonnen, Teams kam in der Pandemie dazu, SharePoint wurde von einer Abteilung entdeckt, und die Berechtigungen sind seitdem gewachsen wie ein Garten ohne Gärtner. Ehemalige Mitarbeitende haben noch Zugänge, die Mehrfaktor-Anmeldung gilt nur für einige, und niemand weiß, wie viele Lizenzen eigentlich genutzt werden. Das ist kein Vorwurf, sondern der Normalzustand, wenn niemand zuständig ist.
- Bereich
- Betrieb
- Passt, wenn
- Microsoft 365 ist da, aber Berechtigungen, Geräte und Freigaben sind über die Jahre gewachsen.
- Abrechnung
- Einrichtung zum Festpreis, Betrieb als Monatspauschale je Nutzer
- Preis
- Für Ihren Betrieb kalkuliert, nach der Bestandsaufnahme
- Bericht
- Monatsbericht mit Störungen, Patch-Stand, Backup-Prüfung, offenen Punkten und Kosten
- Leistungen dazu
Kapitel 1
Was die Leistung umfasst
Einmalig: eine Bestandsaufnahme des Mandanten, dann die Einrichtung nach einem festen Grundmuster: Mehrfaktor-Anmeldung für alle, Regeln für Anmeldungen von außen, verwaltete Geräte mit Verschlüsselung, Berechtigungsstruktur für Teams und SharePoint, Schutz vor Phishing und schädlichen Anhängen, Aufbewahrung von Mails und Dokumenten nach Ihren Vorgaben. Laufend: Ein- und Austritte am selben Tag, Berechtigungen auf Antrag mit Nachweis, Lizenzabgleich, Geräteverwaltung, Überwachung der Sicherheitsmeldungen und ein Monatsbericht.
Kapitel 2
So arbeitet der Betrieb konkret
Eine neue Mitarbeiterin fängt am Montag an. Ihr Vorgesetzter schickt am Donnerstag davor eine Mail an die Service-Adresse mit Name, Abteilung und Vorbild-Kollege. Am Montag liegt ein eingerichtetes Gerät bereit, Postfach, Teams, die richtigen SharePoint-Bereiche und die Fachanwendungen sind da, die Mehrfaktor-Anmeldung wird bei der ersten Anmeldung eingerichtet. Beim Austritt läuft es umgekehrt: Zugang gesperrt, Postfach weitergeleitet, Daten übergeben, Gerät zurückgesetzt, Lizenz frei. Beides dokumentiert, beides in der Monatsübersicht.
Ein Rechenbeispiel: Ein Ingenieurbüro mit 70 Nutzern zahlte für 85 Lizenzen, davon 15 für Leute, die nicht mehr da waren, und hatte 40 SharePoint-Bereiche, von denen 30 niemand mehr pflegte. Nach der Einrichtung blieben 70 Lizenzen, 12 Bereiche mit klaren Verantwortlichen und eine Berechtigungsstruktur, die auch ein Copilot respektieren würde. Die Lizenzersparnis deckte den Betrieb für das erste Jahr.
| Prozess | Nutzen | Aufwand | Datenlage | Rang |
|---|---|---|---|---|
| Eingangsrechnungen prüfen | hoch | mittel | gut | 1 |
| Bestellungen aus E-Mails erfassen | hoch | gering | gut | 2 |
| Serviceberichte strukturieren | mittel | gering | mittel | 3 |
| Angebote aus Lastenheften | hoch | hoch | schwach | später |
| Kundenchatbot | gering | hoch | mittel | nein |
Kapitel 3
Was Sie vor dem Start klären sollten
Wer über Berechtigungen entscheidet, pro Bereich. Wie lange Mails und Dokumente aufbewahrt werden müssen. Ob private Geräte Zugriff haben dürfen und unter welchen Bedingungen. Und ob Ihr bisheriger Microsoft-Partner Lizenzen weiter liefert oder nicht. Alles Fragen, die in der Bestandsaufnahme beantwortet werden.
Kapitel 4
Wie ein Einstieg aussieht
Bestandsaufnahme des Mandanten in einer Woche, Einrichtung in zwei bis drei Wochen mit Ankündigung an die Mitarbeitenden, Einweisung der Verantwortlichen, danach laufender Betrieb. Monatlich kündbar; die Dokumentation und der Mandant bleiben Ihre.
Häufige Fragen
Wir haben Microsoft 365 schon. Was ändert sich?
Meist die Grundlagen: Mehrfaktor-Anmeldung für alle, aufgeräumte Berechtigungen in SharePoint und Teams, verwaltete Geräte, ein sauberer Ein- und Austrittsprozess und Lizenzen, die zur tatsächlichen Nutzung passen. Das spart oft mehr Geld, als der Betrieb kostet.
Ist Copilot enthalten?
Die Einrichtung und die Regeln dafür, ja; die Lizenz kaufen Sie bei Microsoft oder Ihrem Partner. Vor Copilot sollten die Berechtigungen stimmen, sonst findet der Assistent Dokumente, die nicht jeder sehen sollte. Genau das ist Teil der Einrichtung.
Was kostet Microsoft 365 im Betrieb?
Einrichtung zum Festpreis, Betrieb als Monatspauschale je Nutzer, kalkuliert nach Ihrer Umgebung. Lizenzen kommen von Microsoft und werden ohne Aufschlag weitergereicht oder bleiben bei Ihrem bisherigen Partner.
Nächster Schritt
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Erzählen Sie es in 30 Minuten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob KI dort hilft und was der erste Schritt wäre.