Der Mahnlauf einmal im Monat, von Hand vorbereitet, ist die häufigste Form des Mahnwesens im Mittelstand. Die Folge sind späte Erinnerungen, und ab und zu erhält ein Kunde eine Mahnung für eine Rechnung, die längst in Klärung ist. Diese Anleitung baut in n8n einen täglichen Ablauf, der Vorschläge macht und nach einer gesammelten Freigabe versendet. Die Grundlagen stehen in n8n im Unternehmen einrichten. Wo der Prozess in der Kette von Angebot bis Zahlung sitzt, beschreiben die Angebots- und Rechnungsprozesse.
Prüfen Sie ihn vorab selbst: Viele ERP- und Buchhaltungssysteme haben einen Mahnlauf eingebaut. Reicht der aus, stellen Sie ihn sauber ein. n8n lohnt sich, wenn Absprachen und Sperren aus mehreren Systemen zusammenkommen oder der eingebaute Lauf zu starr ist.
| Auf einen Blick | |
|---|---|
| Dauer | etwa vier Wochen inklusive Testlauf |
| Beteiligt | Buchhaltung, Vertrieb für Sperren, IT für die ERP-Anbindung, Anwalt oder Steuerberater für die Texte |
| Voraussetzung | offene Posten per Schnittstelle oder Export abrufbar, aktuelle Rechnungs-E-Mail-Adressen, gebuchte Zahlungseingänge |
So sieht der fertige Workflow aus
| Node | Aufgabe | Wichtige Einstellung |
|---|---|---|
| Schedule Trigger | startet werktags um 7 Uhr | Zeitzone auf Europe/Berlin |
| HTTP Request | holt die offenen Posten | nur lesender Zugang |
| Data Table | liest Sperren und bisherige Mahnungen | je eine Tabelle |
| Code | ordnet die Mahnstufe zu | Regeln aus Schritt 2 |
| Microsoft Outlook | legt die Liste zur Freigabe vor | „Send and Wait for Response“ |
| HTTP Request | prüft erneut auf Zahlung | direkt vor dem Versand |
| Microsoft Outlook | versendet die Mahnung | Operation „Send“ |
| Data Table | protokolliert den Versand | Datum, Stufe, Empfänger |
Schritt 1: Klären Sie die rechtliche Ausgangslage
Für die Regeln im Workflow brauchen Sie drei Punkte aus dem BGB. Ein Schuldner kommt in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht zahlt. Die Mahnung ist entbehrlich, wenn der Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt ist. Spätestens tritt Verzug 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, bei Verbrauchern aber nur, wenn die Rechnung besonders darauf hinweist (§ 286 BGB).
| Folge des Verzugs | Geschäftskunde | Verbraucher |
|---|---|---|
| Verzugszinsen | 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz | 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz |
| Verzugspauschale | 40 Euro | keine |
Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank halbjährlich. Pflegen Sie ihn als Wert in einer Tabelle, statt ihn fest im Workflow zu hinterlegen. Lassen Sie die Texte aller Mahnstufen einmal von einem Anwalt prüfen. Diese Anleitung ersetzt keine Rechtsberatung.
Schritt 2: Legen Sie Stufen und Regeln fest
Schreiben Sie auf, was wann passiert. Tage und Tonfall sind Beispiele, die zu Ihren Zahlungszielen passen sollten.
| Stufe | Tage nach Fälligkeit | Inhalt | Freigabe |
|---|---|---|---|
| Erinnerung | 7 | freundlicher Hinweis mit Rechnung als Anhang | Buchhaltung, gesammelt |
| 1. Mahnung | 21 | klare Zahlungsfrist | Buchhaltung, gesammelt |
| 2. Mahnung | 35 | Frist, Hinweis auf Zinsen und Pauschale | Buchhaltung, einzeln ab festem Betrag |
| Übergabe | 49 | kein Versand, Vorlage an die Geschäftsführung | Geschäftsführung |
Die letzte Zeile ist bewusst kein automatischer Versand. Ob ein Vorgang ins gerichtliche Mahnverfahren oder an ein Inkassobüro geht, entscheidet ein Mensch mit Blick auf die Kundenbeziehung.
Schritt 3: Sammeln Sie die Sperren an einem Ort
An dieser Stelle entscheidet sich, ob das Mahnwesen dem Betrieb hilft oder Ärger macht. Eine automatische Mahnung an einen wichtigen Kunden, dessen Rechnung wegen einer Reklamation offen ist, kostet mehr, als der ganze Prozess spart.
Legen Sie eine Data Table mit Kunde, Rechnungsnummer, Grund, Enddatum und zuständiger Person an, und geben Sie Vertrieb und Buchhaltung einen einfachen Weg für Einträge. Der Node n8n Form Trigger liefert dafür ohne großen Aufwand ein Formular. Jede Sperre braucht ein Enddatum, sonst bleibt sie für immer bestehen. Ergänzen Sie Sperren aus dem ERP, etwa Rechnungen mit offener Reklamation, Kunden im Insolvenzverfahren und vereinbarte Ratenzahlungen.
Schritt 4: Bauen Sie die tägliche Prüfung
Der Schedule Trigger startet werktags. Ein HTTP Request holt die offenen Posten aus dem ERP, alternativ liest der Workflow einen täglichen Export. Stimmen Sie Datum und Betrag mit der Buchhaltung ab, insbesondere bei Teilzahlungen und Gutschriften.
Ein Node Code berechnet für jeden Posten die Tage seit Fälligkeit, gleicht ihn mit den Sperren ab und ermittelt die nächste Stufe. Wichtig ist der Blick in die eigene Historie: Eine Stufe wird nur ausgelöst, wenn die vorherige wenigstens zehn Tage zurückliegt, und keine Stufe darf doppelt laufen. Das Protokoll aus Schritt 7 liefert diese Angabe.
Schließen Sie außerdem Bagatellbeträge aus und fassen Sie mehrere offene Rechnungen eines Kunden in einer Nachricht zusammen. Drei Mahnungen an einem Tag an denselben Empfänger wirken unprofessionell.
Fügen Sie einen Stop And Error ein, wenn der Abruf keine oder ungewöhnlich viele Posten liefert. Ein fehlerhafter Export darf nie dazu führen, dass der gesamte Kundenstamm gemahnt wird.
Schritt 5: Geben Sie gesammelt frei
Die Buchhaltung erhält morgens eine Übersicht: Kunde, Rechnung, Betrag, Stufe und letzter Kontakt. Nutzen Sie Microsoft Outlook mit Send and Wait for Response und dem Response Type Custom Form. In dem Formular lassen sich einzelne Posten ausnehmen, zum Beispiel über eine Liste der Rechnungsnummern.
Setzen Sie ein Zeitlimit. Reagiert bis zum Mittag niemand, wird an diesem Tag nichts versendet, und der Lauf meldet das. Stilles Weiterlaufen ohne Freigabe ist hier die falsche Voreinstellung. Der Aufwand liegt bei wenigen Minuten am Tag.
Schritt 6: Prüfen Sie direkt vor dem Versand noch einmal
Zwischen morgendlicher Liste und Versand können Zahlungen eingehen. Ein zweiter HTTP Request fragt deshalb unmittelbar vor dem Senden jeden Posten erneut ab. Ist er inzwischen bezahlt, entfällt die Mahnung.
Die Nachricht selbst kommt aus einer festen Vorlage je Stufe, die im Workflow oder in einer Data Table liegt und nur mit Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Frist gefüllt wird. Hängen Sie die Rechnung an. Berechnen Sie Zinsen, wenn überhaupt, mit einer festen Formel und nicht über ein Sprachmodell. Versenden Sie von einer Adresse, deren Antworten in der Buchhaltung ankommen.
Schritt 7: Protokollieren Sie jeden Versand
Tragen Sie nach jedem Versand Kunde, Rechnung, Stufe, Datum, Empfänger und freigebende Person in die Data Table ein und schreiben Sie, wenn möglich, die Mahnstufe ins ERP zurück. So bleibt nachvollziehbar, wer wann gemahnt wurde, und im Streitfall lässt sich der Vorgang belegen.
Reichen die Daten über die Speicherfristen von n8n hinaus, gehört das Protokoll ins ERP oder DMS. Ausführungsdaten löscht n8n standardmäßig nach 14 Tagen, und das Mahnprotokoll brauchen Sie deutlich länger.
Schritt 8: Testen Sie ohne Kundenkontakt
Lassen Sie den Workflow zwei Wochen laufen, wobei alle Nachrichten an ein internes Testpostfach gehen. Die Buchhaltung vergleicht die Vorschläge täglich mit ihrer eigenen Einschätzung und meldet Abweichungen.
Achten Sie besonders auf Teilzahlungen, Gutschriften, abweichende Zahlungsziele und Kunden mit mehreren Rechnungsadressen. Gehen Sie zuerst nur mit der Erinnerungsstufe live, denn dort ist ein Fehler am wenigsten peinlich, und schalten Sie die Mahnstufen nach zwei bis drei Wochen dazu.
Antworten mit KI einordnen
Wenn der Ablauf stabil läuft, können Sie die Antworten anschließen. Ein zweiter Workflow liest das Antwortpostfach und ordnet mit dem Node Text Classifier ein, ob jemand eine Zahlung ankündigt, eine Reklamation meldet oder um Stundung bittet. Der Aufbau entspricht der Anleitung E-Mails automatisch sortieren. Reklamationen setzen automatisch eine Sperre und gehen an den Vertrieb. Entschieden wird weiterhin von Menschen.
Woran es in der Praxis hakt
Am häufigsten fehlen Absprachen, weil sie nur in E-Mails oder im Kopf einzelner Mitarbeitender stehen. Danach folgen Zahlungseingänge, die verspätet gebucht werden, sodass offene Posten nicht dem echten Stand entsprechen. Buchen Sie Zahlungen deshalb täglich, bevor der Lauf startet. Wie sich das automatisieren lässt, steht unter Buchhaltung und Finanzen. Für Betriebe, die den Aufbau begleitet haben wollen, gibt es die Prozessautomatisierung.