In vielen Betrieben liegt das Wissen auf SharePoint, aber gefunden wird es über Kollegen. Wer wissen will, wie eine Reklamation abläuft oder welches Drehmoment für eine Baugruppe gilt, fragt die Person, die es weiß. Ein Wissensassistent beantwortet solche Fragen aus den vorhandenen Dokumenten und zeigt, woher die Antwort stammt. Wie das Verfahren dahinter funktioniert, erklärt der Artikel RAG einfach erklärt. Welche Fragen sich eignen, beschreibt der Anwendungsfall Wissensassistent.
Diese Anleitung führt durch den Aufbau eines Pilotprojekts auf SharePoint, von der Auswahl des Bereichs bis zur Messung. Sie richtet sich an Geschäftsführung, IT und die Leitung der Fachabteilung, die den Pilot verantwortet. Die Zeitangaben sind typische Größenordnungen.
| Auf einen Blick | |
|---|---|
| Dauer | vier bis acht Wochen bis zum Pilot, davon die Hälfte für Dokumente und Berechtigungen |
| Beteiligt | eine Fachabteilung mit verantwortlicher Person, IT oder Dienstleister, Datenschutzbeauftragter, gegebenenfalls Betriebsrat |
| Voraussetzung | Microsoft 365 mit SharePoint, ein abgegrenzter Dokumentenbestand, eine Person, die die Dokumente fachlich kennt |
| Ergebnis | ein Assistent für eine Abteilung, gemessen an 50 Testfragen, mit Pflegeplan |
Schritt 1: Wählen Sie einen Bereich und eine Zielgruppe
Beginnen Sie mit einem Bereich, in dem viele gleichartige Fragen gestellt werden und die Antworten dokumentiert sind. Gute Kandidaten sind das Qualitätsmanagement-Handbuch, die Serviceunterlagen zu den eigenen Produkten, interne Richtlinien von Personal und Verwaltung oder die Arbeitsanweisungen einer Abteilung.
Legen Sie fest, wer den Assistenten im Pilot nutzt und wer fachlich verantwortlich ist. Ein Pilot für den gesamten Betrieb mit allen Dokumenten auf einmal scheitert fast immer, weil niemand die Qualität der Antworten beurteilen kann.
Schritt 2: Sammeln Sie 50 Testfragen
Bevor Sie ein Werkzeug anfassen, sammeln Sie mit der Fachabteilung die 50 Fragen, die am häufigsten gestellt werden. Notieren Sie zu jeder Frage die richtige Antwort und das Dokument, in dem sie steht. Fragen, zu denen es keine Unterlage gibt, nehmen Sie trotzdem auf, denn der Assistent soll dort sagen, dass er nichts findet.
Diese Liste ist der Maßstab für alles Weitere. Ohne sie bleibt die Bewertung beim Eindruck einzelner Personen, und der fällt nach drei guten Antworten zu positiv und nach einer schlechten zu negativ aus.
Schritt 3: Räumen Sie die Dokumente auf
Ein Assistent ist nur so gut wie der Bestand, aus dem er antwortet. Liegen fünf Versionen derselben Arbeitsanweisung in einem Ordner, bekommen Sie fünf verschiedene Antworten. Planen Sie für diesen Schritt die meiste Zeit ein.
- Versionen: Pro Thema bleibt die gültige Fassung im Bestand. Alte Stände wandern in ein Archiv, das der Assistent nicht liest.
- Scans: PDFs ohne Textebene brauchen eine Texterkennung, sonst sind sie für den Assistenten leer.
- Titel und Dateinamen: Aussagekräftige Namen verbessern die Treffer und machen die Quellenangabe verständlich.
- Verantwortung: Jede Bibliothek bekommt eine Person, die sie pflegt und veraltete Dokumente entfernt.
Ein praktischer Weg ist eine eigene Bibliothek mit den freigegebenen Fassungen, auf die sich der Assistent beschränkt. Dann muss nicht die ganze SharePoint-Landschaft aufgeräumt sein, bevor der Pilot startet.
Schritt 4: Prüfen Sie die Berechtigungen
Die Werkzeuge von Microsoft zeigen jedem Nutzer nur Inhalte, die er ohnehin öffnen darf. Das klingt sicher, hat aber eine Kehrseite: In gewachsenen Umgebungen sind viele Inhalte breiter freigegeben als gedacht, etwa über Links für alle Personen im Unternehmen oder öffentliche Teams. Bisher fiel das nicht auf, weil niemand danach gesucht hat. Ein Assistent findet es in Sekunden.
Prüfen Sie deshalb im SharePoint Admin Center, welche Websites und Dateien für alle Mitarbeitenden freigegeben sind, und gehen Sie die Bereiche mit sensiblen Inhalten gezielt durch: Personal, Geschäftsführung, Verträge, Gehälter. Mit Vertraulichkeitsbezeichnungen aus Microsoft Purview lassen sich besonders schutzwürdige Dokumente zusätzlich kennzeichnen. Für Betriebe, deren Microsoft-365-Umgebung über Jahre gewachsen ist, ist dieser Schritt oft ein eigenes kleines Projekt. Unterstützung bietet die Leistung Microsoft 365 und Arbeitsplatz.
Schritt 5: Wählen Sie das Werkzeug
Für SharePoint-Dokumente gibt es drei gängige Wege.
| Weg | Was er leistet | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Agent in SharePoint | Assistent für ausgewählte Websites, Bibliotheken oder Dateien, direkt aus SharePoint angelegt | Copilot-Lizenzen vorhanden sind und die Quellen in SharePoint liegen |
| Agent mit Copilot Studio | eigener Assistent mit Anweisungen und mehreren Quellen, nutzbar in Teams | mehrere Bibliotheken oder Abläufe verbunden werden sollen |
| Eigene Lösung | Dokumente über die Microsoft-Schnittstelle gelesen, eigenes Suchverfahren, Sprachmodell nach Wahl | weitere Quellen wie DMS oder Laufwerke dazukommen oder besondere Anforderungen an Modell und Betrieb bestehen |
Die ersten beiden Wege sind schneller eingerichtet und nutzen die Berechtigungen von Microsoft 365 direkt. Eine eigene Lösung braucht mehr Aufbau, muss die Berechtigungsprüfung selbst leisten und betrieben werden, bietet dafür mehr Kontrolle über Suche, Modell und Kosten. Für einen ersten Pilot mit Dokumenten aus SharePoint reicht meist einer der beiden Microsoft-Wege. Prüfen Sie Lizenzbedingungen und Abrechnungsmodell vor dem Start, denn sie ändern sich regelmäßig.
Schritt 6: Richten Sie den Assistenten ein
Beschränken Sie die Quellen auf die Bibliothek aus Schritt 3. Hinterlegen Sie dann Anweisungen, die das Verhalten festlegen. Ein Beispiel:
Rolle: Assistent für Fragen von Mitarbeitenden zum Qualitätsmanagement-Handbuch.
Antworte ausschließlich auf Grundlage der angebundenen Dokumente.
Nenne zu jeder Aussage das Dokument, aus dem sie stammt.
Gibt es keine passende Stelle, sage das und verweise auf die Qualitätsleitung.
Antworte sachlich, in kurzen Sätzen, in der Sie-Form.
Gib keine Auskünfte zu Personen, Gehältern oder Verträgen.
Die Anweisung, bei fehlenden Unterlagen nichts zu erfinden, ist die wichtigste Zeile. Erfundene, aber plausibel klingende Antworten heißen Halluzination und sind das größte Risiko eines Wissensassistenten. Stellen Sie den Assistenten dort bereit, wo die Zielgruppe ohnehin arbeitet, meist in Teams oder auf der SharePoint-Seite der Abteilung.
Schritt 7: Messen Sie gegen die Testfragen
Stellen Sie dem Assistenten alle 50 Testfragen und lassen Sie die verantwortliche Person aus der Fachabteilung jede Antwort bewerten: richtig, teilweise richtig, falsch oder richtig keine Antwort. Wichtiger als die Quote der richtigen Antworten ist die Zahl der falschen Antworten, die überzeugend klingen. Sie sollte null sein, bevor der Pilot startet.
Gehen Sie jede falsche Antwort einzeln durch. Meist ist die Ursache ein veraltetes Dokument, ein Scan ohne Text oder eine Unterlage, die zwei Themen vermischt. Bessern Sie den Bestand nach und messen Sie erneut. Zwei bis drei Durchgänge sind üblich.
Schritt 8: Starten Sie den Pilot und regeln Sie die Pflege
Schalten Sie den Assistenten für zehn bis fünfzehn Personen frei und laufen Sie vier Wochen. Geben Sie den Nutzern einen einfachen Weg, schlechte Antworten zu melden, und werten Sie die Meldungen jede Woche aus. Fragen ohne Antwort sind dabei besonders wertvoll: Sie zeigen, welches Wissen bisher nur in Köpfen existiert und dokumentiert werden sollte.
Legen Sie vor der Ausweitung fest, wer neue Dokumente in die Bibliothek aufnimmt, wer veraltete entfernt und wer die Testfragen nach größeren Änderungen erneut prüft. Ohne diese Zuständigkeit verliert der Assistent innerhalb weniger Monate an Qualität, weil der Bestand veraltet.
Klären Sie mit dem Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls dem Betriebsrat, wie lange die gestellten Fragen gespeichert werden und wer sie auswerten darf. Eine Auswertung nach Themen ist sinnvoll, eine nach Personen in der Regel nicht.
Woran es in der Praxis hakt
Am häufigsten unterschätzt wird die Dokumentenpflege. Die Technik ist in wenigen Tagen eingerichtet, das Aufräumen der Bibliothek dauert Wochen. Danach folgen Berechtigungen, die bei der ersten Testfrage einen Ordner zutage fördern, der nie für alle gedacht war. Wer Schritt 4 vor dem Pilot ernst nimmt, erspart sich diesen Moment.
Das dritte Problem ist ein zu großer Start. Ein Assistent, der für alle Abteilungen alles beantworten soll, wird für keine richtig gut. Weiten Sie erst aus, wenn der erste Bereich gegen seine Testfragen besteht.
Wer den Aufbau begleiten lassen will, findet in der KI-Implementierung ein Projekt von der Auswahl des Bereichs bis zum Pilot. Ob ein Wissensassistent bei Ihnen der richtige erste Schritt ist, klärt eine KI-Beratung.